4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale

4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale

[Un article rédigé en partenariat avec Smartiiz, agence de transformation digitale pour les PME]

La technologie révolutionne le monde de l’entreprise et bouleverse les usages, tant dans la pratique du métier que dans les relations clients, fournisseurs et collaborateurs. Une véritable transition est en train de s’opérer. Les grands comptes ont déjà enclenché la démarche depuis quelques années. Au tour des PME de prendre conscience des enjeux de la transformation digitale et de l’intégrer dans leur réflexion stratégique.

La transformation digitale, c’est quoi ?

La transformation digitale consiste à utiliser toutes les technologies digitales disponibles pour améliorer les performances d’une entreprise. Cette digitalisation impacte les process, les outils de l’entreprise et parfois même le business model dans sa globalité. La digitalisation devient un enjeu majeur pour toute entreprise qui veut rester compétitive. Si toute l’importance de la transformation digitale est saisie par l’entreprise, elle devient alors un moyen de se démarquer et offre des possibilités de faire croître son entreprise de manière extrêmement rapide et efficace.

Mais concrètement, comment faire entrer votre entreprise dans une démarche de transformation digitale ? Quels process et outils peuvent être optimisés par la digitalisation ?

 » C’est bien plus simple qu’il n’y paraît. Le terme transformation digitale peut effrayer mais ce qu’il faut tout simplement comprendre c’est que grâce au digital, vous allez pouvoir améliorer votre fonctionnement pour gagner en productivité et en agilité » commente Julie, directrice associée chez Smartiiz.

Grâce à son expertise de l’IT chez les PME, Nowteam s’est associé à Smartiiz, expert en transformation digitale pour vous présenter les 4 étapes nécessaires à la mise en place de votre transformation digitale.

1.     Établir un état des lieux de la situation digitale de votre entreprise

En tout premier lieu, il est primordial de bien connaitre le niveau de digitalisation de votre entreprise. C’est une étape très importante car il faut être bien conscient qu’une bonne transformation digitale implique la transformation de l’organisation et du fonctionnement de votre entreprise.

Vous devez vous poser les questions suivantes :

  • À quel point votre entreprise utilise-t-elle des outils numériques ?
  • Quel est le niveau de digitalisation de vos process ?
  • À quel niveau vos collaborateurs sont-ils sensibles au digital ?

Cette étape va vous permettre d’amorcer efficacement le processus en sachant exactement si vous êtes en mesure d’enclencher la démarche de transformation digitale. En découlerons ensuite les actions précises à mettre en place.

Pour vous aider dans cette réflexion, évaluez le niveau de maturité de votre projet digital grâce au Test créé par Smartiiz

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2.     Mettre en place une stratégie efficace

Une fois que vous connaissez votre niveau de maturité, vous allez entrer dans le concret avec la définition de votre stratégie de digitalisation. Cette stratégie devra identifier les process à optimiser et les actions à mettre en place pour se faire.

Le digital évolue constamment, il s’agit de prendre le train en marche et d’être proactif. Pour autant il ne faut pas se précipiter, réalisez les différentes étapes à votre rythme et en fonction de la disponibilité de vos ressources internes et externes.

Commencez par identifier les problématiques de votre entreprise :

  • Manque de maîtrise des coûts
  • Manque de productivité et d’efficience dans les usages
  • Manque de visibilité sur les indicateurs de performance et sur le suivi de la production
  • Manque d’anticipation des besoins
  • Datas non exploitées et manque d’interaction avec les clients
  • Image de l’entreprise vieillissante et peu attractive

En face de chaque problématique, indiquez le process concerné et son niveau de digitalisation (inexistant, moyennement abouti, abouti).

Sélectionnez les process à optimiser ou à digitaliser par ordre de priorité (selon la criticité notamment) et établissez un rétro-planning de mise en place.

Une fois cette stratégie définie, il vous reste à trouver le bon partenaire, expert en transformation digitale pour vous accompagner dans votre démarche.

3.      Etre accompagné dans ce changement

Maintenant que vous avez les idées claires et que l’ensemble de votre entreprise est prête à amorcer le changement, il faut faire appel à un expert pour vous accompagner.

Choisissez une agence de transformation digitale capable de concrétiser vos projets, de par son expertise dans le digital mais également sa compréhension avancée du fonctionnement de votre métier.

Exposez vos objectifs et vos attentes et définissez ensemble le plan d’action qui convient le mieux à votre entreprise. Votre agence de transformation digitale vous proposera les outils technologiques et les process adaptés à vos attentes et vous suivra tout au long de votre transformation.

Un bon accompagnement est la clé de voûte d’une stratégie de transformation digitale réussie. Le choix du prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche de transformation digitale, ne doit pas être fait à la légère.

4.     Impliquer toute l’entreprise dans la démarche

Pour que la stratégie de transformation digitale fonctionne, il est important qu’elle soit drivée et promue en interne. Un ou plusieurs référents doivent être désignés et feront l’intermédiaire entre votre prestataire et l’ensemble de votre entreprise.

Vous devez mettre en place une démarche de conduite du changement. L’ensemble des collaborateurs de votre entreprise doivent comprendre que la transformation digitale ne concerne pas seulement votre équipe technique ou IT. L’ensemble des départements doivent collaborer pour que l’implémentation réussisse. L’équipe référente se doit de sensibiliser tous les collaborateurs aux enjeux du digital et de les impliquer dans la digitalisation de leur métier. La démarche doit être engageante et impliquante pour que vos collaborateurs avancent dans la même direction. Tout le monde doit se sentir acteur du changement et doit pouvoir participer aux réflexions et aux débats.

Une bonne conduite du changement permet d’éviter les formes de résistances qui peuvent naître chez certains collaborateurs et qui pourraient freiner votre démarche de digitalisation.

La transformation digitale permet, par l’innovation, d’augmenter les performances des PME, en gagnant en productivité ou en avantage concurrentiel. Pour qu’elle soit efficace, cette transformation doit être menée par des experts en digital, qui vous accompagneront à la fois dans la mise en place technique que dans la conduite du changement en interne.

Vous souhaitez en savoir plus sur la transformation digitale ? Contactez les équipes Smartiiz !

 

Comment redémarrer rapidement votre activité après un incident informatique ?

Comment redémarrer rapidement votre activité après un incident informatique ?

Qu’importe la taille de votre entreprise, les risques de pannes informatiques sont importants. Un bug, un vol, un cryptolocker, un incendie, une inondation ou encore une panne électrique sont autant d’évènements qui peuvent provoquer l’arrêt de votre système d’information. De tels dysfonctionnements du système d’information peuvent avoir de lourdes conséquences sur l’activité de votre entreprise et sur l’intégrité de vos données. En cas d’incident informatique il est primordial de rétablir le fonctionnement de votre SI le plus rapidement possible.

Identifier l’origine du problème et/ou prendre les mesures d’urgence

La première étape, après un incident informatique, est d’identifier l’origine du problème et de prendre les mesures d’urgence adéquates. D’une manière générale, quel que soit le problème auquel votre SI fait face, le plus judicieux reste de vous rapprocher de votre prestataire IT. Il vous aidera à identifier l’origine du problème et surtout la gravité de celui-ci. Consulter votre prestataire informatique pourrait vous éviter de faire de mauvaises manipulations.

  • Si vous êtes victime d’un cryptolocker : le redémarrage de votre système  informatique sans l’aide de votre prestataire aura de lourdes conséquences sur votre SI car les postes informatiques infectés par le virus contamineront alors l’ensemble de votre système d’information.
  • Dans le cadre d’un incendie ou d’une inondation (de votre salle serveur par exemple)  : il vous faudra très rapidement changer les composants calcinés/détériorés après l’intervention des secours. Mais il faudra surtout se poser la question de l’origine du sinistre et prendre des mesures pour l’avenir. Faites appel à votre prestataire pour élaborer un plan de reprise après sinistre, qu’il faudra, à l’avenir, régulièrement tester.
  • Dans le cas du vol d’un ou plusieurs postes informatiques, il vous faudra procéder à la suppression des sessions de bureau à distance pour empêcher l’accès aux données de votre entreprise. Une fois que vos données sont protégées, sollicitez le plus rapidement possible votre fournisseur IT pour remplacer les postes.

Après les premières mesures, il convient d’avoir prévu les éventuels risques d’arrêt du système d’information avec des mesures de sauvegarde/reprise adaptées à vos besoins et vos attentes.

Rétablir une version sauvegardée de votre SI après un incident informatique

Avoir une solution de sauvegarde de votre système d’information est le meilleur moyen de rétablir vos données dans les plus brefs délais après un incident informatique, quel qu’il soit.

Mais c’est aussi le bon moyen de récupérer la quasi-totalité de vos données, en fonction de la fréquence de vos sauvegardes. Plus vous disposez de sauvegardes, plus vous avez de chances de récupérer votre système d’information tel qu’il était avant le crash informatique.

L’idéal étant de disposer d’une sauvegarde hébergée en data center. La sauvegarde hébergée garantit un temps de rétablissement plus court et une meilleure sécurisation du back-up.

Les solutions de PRA / PCA

Le Plan de Reprise d’Activité est une solution qui permet d’assurer la reprise de l’ensemble des services en cas de sinistre majeur sur site. Le Plan de Continuité d’Activité quant à lui est une procédure qui permet, comme son nom l’indique, d’assurer la continuité de vos services informatiques en cas d’incident. Ces deux solutions se différencient par leur niveau de service, si vous ne pouvez pas vous permettre de subir un arrêt de votre activité, même très court, il vous faudra opter pour un PCA.

La mise en place d’un PCA comme d’un PRA nécessite forcément un audit approfondi des procédures de votre entreprise et l’établissement d’un cahier des charges fonctionnels. Le but étant d’identifier vos ressources critiques à sécuriser et de définir au préalable la quantité maximale de données qu’il est admissible de perdre (RPO) entre la dernière sauvegarde et l’incident. Ainsi que la durée maximale d’interruption admissible (RTO) jusqu’au redémarrage du service, pour limiter l’impact sur l’activité de votre entreprise. En fonction de ce cahier des charges, votre prestataire vous proposera un contrat avec un niveau de service adapté à vos besoins.

Ce cahier des charges doit s’articuler notamment autour :

  • Du type de sauvegarde dont vous avez besoin : locale ou hébergée par exemple
  • Des dispositifs de sécurité à mettre en place pour protéger vos données : antivirus, firewall, antispams etc…
  • Des garanties de votre fournisseur d’infogérance : le taux de disponibilité de vos données, l’accessibilité, les garanties en cas de perte etc…

Si la mise en place d’un PRA fait partie de votre contrat d’infogérance, alors vous n’avez pas à vous soucier de la remise en route de votre système. Votre infogérant fera le nécessaire pour le redémarrer et restaurer la sauvegarde/réplication dans les plus brefs délais. Ces délais varient en fonction de votre niveau de service, le maximum réalisable étant en général le rétablissement en 4h d’une sauvegarde réalisée 4h avant l’incident. Dans le cadre d’un PCA, votre fournisseur IT, vous garantit une disponibilité de votre système proche des 99,9% grâce notamment à la mise en place de serveurs en réplications et de sites de secours. De cette manière, vous garantissez une continuité de votre activité informatique.

Nowteam vous aide à définir la meilleure stratégie pour rétablir votre SI, le plus rapidement possible, en cas d’incident et surtout vous conseille et vous accompagne dans la mise en place d’une solution adaptée à vos moyens et à vos besoins.

Qu’est-ce que l’infogérance ?

Qu’est-ce que l’infogérance ?

L’ infogérance consiste à déléguer la maintenance, la gestion, l’optimisation et la sécurisation de votre système d’information à un prestataire informatique. La prestation d’infogérance fait l’objet d’un contrat, entre l’infogérant et l’entreprise, souvent pluriannuel et forfaitaire, avec des engagements de niveaux de service de la part du prestataire.

L’ infogérance pour les PME répond à 3 objectifs :

► Limiter les probabilités de panne au travers de mesures préventives et proactives

► Rétablir le service défaillant dans les meilleurs délais

► Aligner le système d’information aux besoins métiers

Pourquoi faire appel à un expert de l’infogérance ?

En confiant son système d’information à un spécialiste de l’infogérance, vous bénéficiez d’un service continu de maintenance et d’évolution de votre système d’information.

Vous souhaitez en savoir plus ?

Téléchargez le livre blanc « Guide d’introduction à l’infogérance pour les PME »

 

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Au sommaire :

► Qu’est-ce que l’infogérance pour les PME ?

– Définition de l’infogérance

– L’ infogérance n’est pas réservée aux grandes entreprises

► Quels sont les avantages de l’infogérance pour une PME ?

– Se recentrer sur son coeur de métier

– Maîtriser le système d’information

– Contrôler les dépenses informatiques

► Combien coûte une prestation d’infogérance ?

 

Votre système d’information est le centre névralgique de votre entreprise, vous ne pouvez donc pas vous permettre d’en négliger sa gestion en la confiant à une personne inexpérimentée.

Grâce au Guide d’introduction à l’infogérance pour les PME saisissez tous les enjeux de l’infogérance et identifiez tous ses avantages.

 

Prestataire Logiciel vs prestataire infrastructure : 2 métiers différents

Prestataire Logiciel vs prestataire infrastructure : 2 métiers différents

Vous avez besoin d’un prestataire pour gérer votre infrastructure informatique ou pour développer un logiciel métier ? Ou les deux ? Veillez à confier vos différents enjeux IT au bon prestataire. Le métier d’un prestataire logiciel est très différent de celui d’un prestataire d’infrastructure.

Attention au prestataire couteau suisse

Il peut être très tentant, surtout pour une PME, de confier l’intégration d’un logiciel et la gestion de son système d’information à un seul et même prestataire. Ce choix est généralement motivé par la volonté de réduire les dépenses liées à l’informatique. Il peut paraître également plus simple de ne solliciter qu’un seul et même fournisseur pour gérer l’ensemble de votre SI au risque qu’il ne soit pas en mesure de satisfaire toutes vos demandes techniques. Pourtant, votre système d’information est au cœur de votre activité et le négliger peut avoir de lourdes conséquences sur votre activité.

Des prix bas ne garantissent pas forcément de faire des économies, ils peuvent cacher un prestataire qui manque de compétences ou une solution générique, non adaptée à vos véritables besoins. Confier son SI à des experts demande plus de temps dans la recherche du bon prestataire mais permet, à terme, d’optimiser vos coûts et d’accroître les performances de votre entreprise, dès lors que vous êtes bien accompagné.

Identifier vos besoins

Comme nous le disions ici la première étape pour identifier le ou les bons prestataires pour votre entreprise est de correctement lister vos besoins. Pour certains, l’informatique est une seule et même discipline qui peut être prise en charge par un seul prestataire. Or, il existe une multitude de métiers de l’informatique, particulièrement techniques, qui nécessitent de faire appel à de véritables experts. Pour bénéficier d’une gestion optimale de votre système d’information, listez vos besoins et faites appel au bon fournisseur :

  • Votre activité nécessite la mise en place d’un logiciel ERP ?
  • Vous souhaitez mettre en place un logiciel de gestion ?
  • Vous avez besoin d’une maintenance de votre informatique ?
  • Vous souhaitez déléguer la gestion de vos postes informatiques ?
  • Etc…

Autant de questions que vous devez vous poser pour répondre efficacement à vos besoins.

Une fois que vous avez identifié vos besoins, faites appel à un prestataire d’intégration de logiciel, un prestataire d’infrastructure, ou les deux en fonction de vos attentes.

Un prestataire logiciel pour intégrer vos applicatifs

Dans le cadre du développement ou de l’intégration d’un logiciel pour l’activité de votre entreprise, il est important de faire appel à un prestataire expérimenté.

La première étape, encore une fois, réside dans l’identification de vos besoins. Pour cela, vous devez dresser un cahier des charges clair et détaillé pour identifier à quel prestataire faire appel.

Il existe une multitude de prestataires logiciels qui proposent un panel variés de solutions pour répondre à vos exigences métier. Si votre demande concerne la gestion de la paie, l’inventoring du stock ou encore la mise en place d’un ERP, un spécialiste du métier sera en capacité de vous accompagner efficacement.

Optimiser votre infrastructure informatique

La gestion d’une infrastructure informatique est toute aussi exigeante que l’intégration d’un logiciel. Qu’elle soit déployée dans vos locaux ou externalisée, la gestion doit être confiée à un spécialiste. Aujourd’hui, l’infrastructure informatique est au cœur de votre activité et garantit le bon fonctionnement de votre entreprise. C’est donc une tâche qui doit être déléguée au bon prestataire. Un prestataire logiciel ne pourra pas assurer correctement le bon maintien de votre infrastructure, car ce n’est pas son métier premier. Vous vous exposeriez alors à des risques d’interruption de votre système d’information ou encore à des failles de sécurité.

Une bonne gestion de votre infrastructure informatique permettra de réduire vos coûts et accroître vos performances. Privilégiez donc un pure player de l’infogérance pour répondre à tous vos besoins en matière de gestion de votre système d’information (maintenance préventive et curative, accompagnement et conseils à l’évolution du parc informatique, sécurisation du réseau et des données…).

Deux métiers différents, mais complémentaires

Prestataire de logiciel et prestataire d’infrastructure sont deux métiers complètement différents, pourtant ils n’en sont pas moins complémentaires. Lors du choix de votre prestataire de gestion d’infrastructure, il est important de considérer sa capacité à collaborer avec vos autres prestataires informatiques.

Un bon prestataire d’infogérance doit en effet être capable de vous accompagner dans la maintenance de vos logiciels métiers. Il fait office de guichet unique et est l’intermédiaire entre votre prestataire logiciel et votre entreprise, de manière à décharger au maximum vos collaborateurs de toutes vos contraintes informatiques.

Nowteam accompagne les PME dans la gestion et l’optimisation de leur infrastructure informatique et collabore avec l’ensemble de vos prestataires informatiques pour être votre unique interlocuteur.

Virtualisation de serveur : optimiser le système d’information

Virtualisation de serveur : optimiser le système d’information

La virtualisation de serveur est une solution qui présente beaucoup d’avantages pour les PME. Le terme peut paraître barbare pourtant c’est un processus relativement simple qui peut faciliter les conditions de travail de vos collaborateurs et optimiser votre infrastructure informatique.

Mais la virtualisation c’est quoi ? Sur le principe, la virtualisation permet de faire fonctionner un ou plusieurs systèmes d’exploitation ou logiciels métiers sur un seul et même serveur.

Plus de virtuel pour moins de matériel

Cela parait évident mais l’un des premiers bénéfices de la virtualisation de serveur se trouve dans la réduction de contraintes matérielles. Grâce à la virtualisation, un seul et même serveur physique peut accueillir plusieurs machines virtuelles. Il est également possible de virtualiser la totalité de l’infrastructure serveurs dans un data center pour ne plus avoir à supporter aucune contrainte matérielle. Le bon fonctionnement de votre SI peut alors être assuré par un nombre très restreint de machines.

Virtualiser pour sécuriser

La virtualisation de serveurs permet à votre entreprise de sécuriser davantage votre infrastructure. Pour beaucoup de PME, le serveur héberge à la fois la messagerie, l’ERP, éventuellement le logiciel métier et le serveur web. Ce qui veut dire que si votre entreprise est par exemple victime de phishing sur la messagerie, le virus est susceptible d’infecter la totalité de votre serveur et donc paralyser l’ensemble de votre entreprise. Pourquoi supporter un tel risque en faisant de votre serveur physique le centre névralgique de votre entreprise ? En virtualisant votre infrastructure serveur vous pouvez créer plusieurs machines virtuelles sur un même serveur pour les rendre indépendantes les unes des autres et ainsi gagner en sécurisation.

La virtualisation de serveur comme vecteur de performance

La virtualisation de serveur permet de garantir une meilleure disponibilité de votre infrastructure informatique. C’est un point crucial car une panne informatique bloquante peut avoir de lourdes conséquences sur votre activité.

Grâce à la virtualisation, vous pouvez créer une redondance entre plusieurs serveurs. C’est-à-dire que lorsqu’un serveur physique tombe en panne, les machines virtuelles du serveur sont alors déplacées vers le serveur de secours par un logiciel spécialisé. Cette redondance fonctionne à condition que la sauvegarde et la réplication soient correctement gérés par votre prestataire.

D’autre part,  la virtualisation permet d’optimiser la répartition de la charge de travail entre les différents serveurs. Il est possible de moduler la puissance des machines virtuelles en fonction de la criticité de la tâche à exécuter. Ainsi leur attribuer plus ou moins de cœurs de CPU virtuels, ou plus ou moins d’espace disque. Cela permet d’optimiser les ressources de votre parc informatique.

Virtualisation de serveur = réduction des coûts

Un des arguments qui peut également faire pencher la balance en faveur de la virtualisation de serveur est l’optimisation des coûts. Les PME ont souvent un budget limité à consacrer à l’informatique, il est donc important de rationaliser les coûts.

La virtualisation de serveur permet de réduire vos coûts de structure à plusieurs niveaux :

  • Réduction de la consommation électrique et réduction du besoin de climatisation
  • Réduction du nombre de licences
  • Diminution des coûts liés à l’entretien des machines

De plus, la réduction du nombre de serveurs permet de désencombrer vos locaux et de décharger vos employés de certaines contraintes, c’est encore plus vrai dans le cadre de la virtualisation effectuée en data center.

Virtualiser pour se concentrer sur son cœur de métier

Nous l’avons vu, la virtualisation possède de nombreux avantages. Réduction des coûts, réduction des contraintes matérielles, accroissement des performances, sécurisation de votre système d’information. Autant d’arguments qu’il est important de prendre en compte et qui permettront à vos collaborateurs de se recentrer sur leur cœur de métier.

Pour autant il vous faut trouver la solution la plus adaptée à la situation de votre entreprise, pour cela, il est important de cerner vos besoins. Faites un état des lieux de votre infrastructure informatique, pour comprendre quels sont les postes critiques et identifier les éventuelles failles.

Pour vous décharger de toute contrainte technique faites appel à un prestataire d’infogérance pour la virtualisation de serveur. Il vous proposera les solutions et les logiciels adaptés à vos besoins.