Mener un projet d’externalisation informatique en 3 étapes

Mener un projet d’externalisation informatique en 3 étapes

L’externalisation informatique est de plus en plus plébiscitée par les entreprises. Mais qu’est-ce que l’externalisation exactement, quelles parties de votre entreprise cela concerne-t-il ? Et comment le mettre en place efficacement ? Découvrez nos trois étapes clés pour mener correctement un projet d’externalisation.

 

Tout d’abord, qu’est-ce que l’externalisation informatique ?

L’externalisation informatique, l’hébergement ou encore le Cloud Computing est un processus qui consiste à externaliser tout ou partie de son système d’information (données, siteweb, infrastructures serveurs, CRM etc…). Le Cloud Computing est une discipline très vaste qui offre une approche nouvelle et radicalement différente de l’approche traditionnelle des entreprises en matière de gestion informatique. Le Cloud est souvent très connu pour l’usage personnel que l’on en fait, nous avons presque tous recours à une solution de Cloud pour héberger nos photos ou nos musiques par exemple. En entreprise aussi, l’hébergement peut concerner vos données mais pas seulement… Il peut concerner l’ensemble des composants de votre système d’information.

Certaines entreprises, notamment les PME, ne se posent parfois même pas la question de l’hébergement, craignant un coût trop élevé. Or ce n’est pas systématiquement plus cher qu’une infrastructure locale. Au contraire, cela permet souvent de s’affranchir de coûts d’exploitation liés notamment à la mise en place d’une salle serveur, des coûts de maintenance technique, des coûts en électricité et les coûts liés à une éventuelle indisponibilité de votre système d’information par exemple.

Mais alors, quels services de votre entreprise sont concernés par l’externalisation ? Et comment mettre en place l’hébergement informatique efficacement pour votre entreprise ? Voici nos 3 étapes clés.

 

1ère étape : Identifier le périmètre à externaliser

Il est possible d’externaliser tout ou partie de votre SI, l’enjeu étant d’identifier les parties les plus sensibles et stratégiques de celui-ci. Faites-le selon plusieurs critères précis comme l’aspect stratégique, le niveau de criticité et le niveau de sécurisation notamment. Cela dépend également de vos exigences mais aussi de pré-requis techniques à identifier. Ces pré-requis sont importants car, s’ils ne sont pas respectés, ils peuvent avoir un impact négatif sur la procédure d’hébergement. Ces pré-requis peuvent concerner la bande passante et le système d’exploitation de vos postes informatiques notamment.

Ainsi vous identifiez les aspects les plus stratégiques de votre entreprise, ceux pour lesquels le Cloud Computing est pertinent et vous permettra d’alléger vos contraintes informatiques. Voici quelques exemples de ce qu’il est possible d’héberger ou externaliser :

  • L’hébergement d’un applicatif métier dans un data center
  • L’hébergement d’un siteweb vitrine ou E-commerce sur un serveur virtuel dédié
  • L’hébergement d’une infrastructure serveurs
  • L’hébergement de tout ou partie de vos données dans le Cloud
  • L’hébergement de votre messagerie d’entreprise
  • Etc…

Il faut également identifier la nature de vos besoins, comment le Cloud Computing peut aider votre entreprise ? Est-ce pour gagner en sécurisation ? En mobilité ? Il faut se poser les bonnes questions. Si votre force de vente est la plupart du temps en déplacement ou en prospection, il serait peut-être judicieux de mettre en place une solution Cloud, pour que vos collaborateurs aient accès à tout moment et depuis n’importe où, aux fichiers dont ils ont besoin. Ou encore, si votre entreprise utilise un logiciel métier particulièrement exigeant et stratégique pour votre activité, le faire héberger sur un serveur dédié et sécurisé en Data Center peut-être une bonne solution. Optez pour un type de serveur optimisé en RAM et en CPU pour garantir des performances optimales pour votre application critique. Car de cette manière vous assurez un haut niveau de sécurisation mais aussi et surtout un fort taux de disponibilité, c’est un point non négligeable pour un logiciel qui est essentiel à le bonne conduite de votre activité.

 

2ème étape : Choisir les bonnes solutions pour un projet d’externalisation informatique réussi

Maintenant que vous avez identifié les services qui gagneraient à être externalisés au sein de votre entreprise, il ne vous reste plus qu’à identifier les solutions qui s’offrent à vous. Il existe une multitude de plateformes proposant du Cloud Computing et sous différents aspects. De très grandes entreprises en so,nt aujourd’hui des experts, Microsoft, Amazon, OVH pour ne citer qu’eux. Ils proposent un panel de solutions adaptées à tous les types d’entreprises. Office 365 de Microsoft est une solution qui peut répondre à de nombreux besoins des PME. Les offres sont forfaitaires et modulables pour répondre le plus efficacement à vos besoins. C’est une solution notamment, très intéressante pour les PME qui cherchent à externaliser le stockage de leurs données et bénéficier d’une messagerie collaborative.

OVH propose par exemple des formules adaptées à l’hébergement d’un applicatif critique, ces offres sont calculées en fonction de la configuration requise pour l’hébergement de votre logiciel. Le Cloud Computing est aujourd’hui particulièrement accessible et tend à encore plus se démocratiser au sein des entreprises. Les solutions sont donc nombreuses mais se tourner vers des experts du domaine permet de garantir un fort niveau de sécurisation et de disponibilité de vos données. Pour autant si votre entreprise bénéficie d’un accompagnement informatique, vous pouvez vous tourner vers votre prestataire pour vous conseiller et vous proposer les solutions de Cloud Computing les plus pertinentes pour votre entreprise.

 

3ème étape : Former et sensibiliser vos équipes au Cloud Computing

Au-delà du simple aspect technique, avoir recours à l’hébergement, entraine des changements organisationnels au sein de votre entreprise. Il est important de conduire ce ou ces changement(s) et d’accompagner vos collaborateurs pour les familiariser avec d’éventuels nouveaux outils ou nouveaux process. Les changements entraînent parfois des réactions réfractaires, il faut savoir les gérer et les anticiper. Prouvez à vos collaborateurs la pertinence de votre projet d’externalisation. Il faut rassurer vos collaborateurs sur les changements à venir et faire comprendre à tout le monde, que l’externalisation permettra à votre entreprise de franchir un nouveau cap. Il peut-être pertinent de désigner une personne responsable de former vos collaborateurs à l’utilisation des nouveaux outils (Interface Cloud, messagerie collaborative etc…), de communiquer en interne en amont et en aval de la mise en place du projet d’hébergement (email, newsletter etc…). Mais aussi mettre en place des formations aux éventuels nouveaux process autour du Cloud Computing. De cette manière vous accompagnerez vos collaborateurs au changement et leur faciliterez la tâche dans l’intégration des nouveaux outils et des nouveaux process.

Salesforce rachète Tableau : zoom sur l’enjeu de l’exploitation des données pour les entreprises

Salesforce rachète Tableau : zoom sur l’enjeu de l’exploitation des données pour les entreprises

Vous avez sûrement entendu parler de la nouvelle, le géant américain du CRM Saas, Salesforce a racheté l’outil de data visualisation Tableau Software, pour la modique somme de 15,7 Milliards de dollars sous forme d’échange d’actions. Une manière pour Salesforce de diversifier encore plus son offre et d’offrir une expérience plus complète à ses utilisateurs en misant sur le traitement et l’exploitation des données.

Dans un contexte plus large, où les process sont de plus en plus digitalisés, cela permet également de rendre compte de l’importance pour les entreprises de pouvoir exploiter leurs données pour piloter efficacement leur activité.

Dans la ligne de mire de Salesforce : le Big Data et l’intelligence artificielle

Ce rachat vient compléter un beau tableau de chasse pour Salesforce.

En effet, depuis 2016, Salesforce compte pas moins de 10 rachats d’entreprises. Ces rachats visent principalement à alimenter le développement de l’Intelligence artificielle de Salesforce, appelée Einstein et à positionner l’expert du CRM sur le traitement de la donnée.

Les dirigeants du géant américain ont saisi à quel point la donnée ne se suffit pas toujours à elle-même, elle nécessite de plus en plus d’être analysée et comprises par les équipes commerciales et marketing. En effet Marc Benioff, le PDG de Salesforce explique : « Tableau aide les gens à voir et comprendre les données, et Salesforce aide les gens à communiquer et à comprendre leurs clients. Rapprocher deux entreprises essentielles, dont chaque client a besoin pour comprendre son secteur, c’est vraiment le meilleur des deux mondes pour nos clients ». De cette manière les utilisateurs Salesforce, pourront s’aider de Tableau pour puiser des données concernant leur secteur d’activité et prendre ainsi les décisions les plus judicieuses en fonction du contexte.

L’exploitation des données pour optimiser son fonctionnement et accélérer son développement

Les données sont un actif essentiel d’une entreprise, en BtoC comme en BtoB : clients, fournisseurs, produits, services… Pourtant il ne suffit pas de récolter la donnée, encore faut-il savoir l’exploiter, l’analyser et la comprendre.

Correctement exploitées, les données permettent de piloter la stratégie commerciale de l’entreprise, d’optimiser le service client ou encore de mesurer l’efficacité des outils marketing. Autant d’analyses qui, plus globalement, donnent la possibilité aux entreprises de piloter efficacement leur activité et d’anticiper au mieux les évolutions.

De plus en plus d’entreprises ont saisi les enjeux du traitement de la donnée et sont en quête de l’outil idéal qui leur permettra de l’analyser le plus précisément possible.

Pour cela, plusieurs solutions existent pour exploiter le pouvoir des données :

  • Utiliser une plateforme analytique de type Tableau : de nombreuses plateformes ont développé des solutions avancées dans le traitement de la donnée. Interfacées avec votre CRM ou votre ERP (lorsque cela est possible), vous remontez les informations nécessaires à votre pilotage quotidien et vous obtenez ainsi une vision claire de votre activité. Pour les possesseurs de Salesforce, pas vraiment de question à se poser donc. Le rachat de Tableau tombe à pic. Pour les autres, renseignez-vous sur les solutions interfaçables avec vos outils pour garantir la compatibilité et donc la bonne exploitation des données.
  • Développer une solution sur-mesure pour un résultat 100% personnalisé : si vous récoltez de l’information depuis plusieurs outils (que vous avez parfois développé ou fait développer de façon personnalisée) ou que votre activité est complexe, il n’est pas toujours évident de trouver une plateforme analytique qui pourra s’interfacer correctement avec vos données. Dans ce cas, il est préférable d’opter pour une solution adaptable à votre entreprise et votre activité. Vous aurez ainsi la garantie d’obtenir les analyses exactes que vous attendez et de pouvoir les faire évoluer facilement au cours de la vie de votre entreprise. Des sociétés spécialisées notamment dans la transformation digitale développent ce type d’outils, appelés moteurs d’interfaçage, pour les entreprises ayant des besoins personnalisés.

 

Dans tous les cas, l’idéal est de vous rapprocher de votre prestataire informatique. Il doit être en mesure de vous conseiller et de vous accompagner pour choisir la solution la plus adaptée à votre situation.

Chez Nowteam, nous sommes convaincus que l’évolution des PME et ETI résidera dans leur capacité à prendre le virage de la transformation digitale.
C’est pourquoi, avec le soutien de notre entité Smartiiz, orientée digital et grâce à notre expérience de l’univers PME/ETI, nous avons développé une méthodologie qui nous positionne en tant que conseiller auprès de nos clients sur l’optimisation de leurs process.

Grâce à notre méthode d’analyse, nous comprenons vos objectifs, vos usages et vos besoins pour vous aider à digitaliser efficacement votre fonctionnement et ainsi gagner en productivité et en agilité.

SUMMER TIPS : Check-List des choses à faire avant de quitter le bureau

SUMMER TIPS : Check-List des choses à faire avant de quitter le bureau

Vous attendez ça depuis des mois : le départ pour vos vacances d’été, synonyme de repos et de décompression. Pourtant vous avez le sentiment de ne pas être tout à fait prêt, vous n’êtes pas sûr d’avoir tout prévu au bureau et d’avoir tout anticipé pour votre informatique pour assurer une véritable déconnexion pendant vos vacances. Pas de panique nous allons vous donner quelques conseils pour bien préparer son départ en vacances et partir du bureau l’esprit léger !

Faire le point sur vos emails, 1ère étape pour préparer son départ en vacances

Les emails peuvent être une grande source de stress à la veille de partir en vacances, vous avez plusieurs emails non traités qui se sont accumulés et vous avez l’impression que vous n’aurez pas le temps d’y répondre ? Quelques jours avant votre départ en vacances, consacrez 1h chaque jour au seul traitement de vos mails. Ainsi prenez le temps de les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence. Traitez les plus importants et rassemblez dans un dossier ceux qui pourront être traités à votre retour. De cette manière vous vous assurez qu’aucun mail important ne vous échappe et cela vous permettra de repartir sur de bonnes bases à votre retour. C’est une première étape pour bien préparer son départ en vacances.

L’incontournable message d’absence

Bien évidemment, une fois que vos emails ont étés triés, il faut vous assurer de bien créer un message d’absence pour ne pas vous retrouver dans une situation délicate dès la fin de vos vacances ou de devoir traiter avec un client ou un fournisseur en urgence, alors que vous bronziez tranquillement au bord de l’eau…Un bon message d’absence doit indiquer votre période d’indisponibilité, mentionner la date de départ et de retour mais surtout donner les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.

Le répondeur téléphonique

Tout comme le message d’absence de votre boîte mail, un message sur votre répondeur téléphonique est indispensable. Bon nombre se disent que ne pas répondre suffit à faire comprendre à vos interlocuteurs que vous êtes absent. Or l’absence de message donne une mauvaise image et fait ressentir un manque de professionnalisme à vos interlocuteurs. Assurez-vous donc de configurer un message d’absence clair et concis. N’hésitez pas également à donner le numéro d’un collaborateur qui pourrait être à même de satisfaire la demande de vos interlocuteurs en votre absence. En cas de fermeture de vos bureaux, il est également important de programmer un message sur le répondeur du standard. Il doit également bien préciser les dates de fermeture de votre entreprise.

Attention aux sauvegardes !

C’est surement le point le plus important à vérifier en amont de votre départ. Vos sauvegardes sont essentielles au bon déroulement de votre activité, vous ne pouvez donc pas vous permettre de les négliger en votre absence.  Dans un premier temps, vérifiez à la veille de votre départ que les sauvegardes informatiques de vos données ont bien étés faites. Si ce n’est pas le cas lancez-en une pour partir l’esprit tranquille. Si vos sauvegardes sont faites selon la méthode 3 – 2 – 1, tachez de correctement expliquer le fonctionnement de cette méthode à la personne qui sera chargée de vous remplacer. Confiez-lui les différentes copies des sauvegardes et informez-le de la procédure à suivre. Si jamais vous n’êtes pas certain que vos sauvegardes ont correctement étés faites, consultez votre prestataire informatique, il sera en mesure de vous aider.

Prendre soin de vos serveurs et de votre informatique

Votre ou vos serveurs sont le centre névralgique de votre entreprise, il est primordial de les préserver en votre absence.
En cas de fermeture de l’entreprise, il est recommandé d’éteindre, correctement, votre serveur, le débrancher et débrancher l’onduleur. De cette manière vous éviterez tous risques de perte de données liées aux fréquents orages du mois d’août … D’autre part si votre entreprise ne ferme pas lors des vacances estivales et que vous êtes la personne qui est chargée de maintenir le ou les serveurs fonctionnels, faites en sorte que quelqu’un assure l’intérim en votre absence. Vérifiez bien avant de partir que la climatisation est bien en marche et demandez à votre remplaçant qu’il vérifie régulièrement que tout est bien fonctionnel. Si votre entreprise est accompagnée par un prestataire informatique, demandez-lui de mettre en place une sonde de température, monitorée, directement dans la salle serveur. Il pourra alors s’assurer que la température reste normale et ainsi garantir la sécurité de vos données en votre absence.

Préparer son départ en vacances : pensez aussi à l’environnement !

Nous pensons également qu’il faut accompagner son départ en vacances avec quelques gestes simples favorables à l’environnement. Essayer de limiter l’impact de votre informatique sur la consommation d’énergie. Ne laissez pas vos écrans en veille, assurez-vous de correctement les éteindre, cela permettra d’économiser de l’énergie. De la même manière, mettez hors tension votre multiprise, dans la mesure du possible. Si votre bureau est climatisé, pensez à la couper, nous savons tous à quel point l’air conditionné est énergivore !

Dernier petit conseil : déconnectez !

Ce n’est vraiment pas évidemment pour tout le monde, mais une fois que vous avez respecté ces différentes étapes, tâchez de réellement déconnecter ! Laissez votre téléphone professionnel à la maison et ne consultez pas vos mails. Quoiqu’il arrive vous avez prévenu tout le monde et vous avez fait en sorte que l’ensemble de votre informatique tourne correctement en votre absence. Si jamais vous n’êtes vraiment pas prêt à franchir ce cap, obligez-vous à consultez vos emails qu’une fois par  jour ou une fois tous les deux jours par exemple et de pas y consacrer trop de temps. Nous espérons que nos conseils vous aiderons à partir en vacances l’esprit tranquille et reposé. Car vous l’avez mérité !

RGPD, 1 an après

RGPD, 1 an après

Le règlement général sur la protection des données est entré en vigueur il y a tout juste un an. Pendant plusieurs mois avant et après sa mise en place, le RGPD a été un sujet important et a soulevé de nombreuses questions en entreprise. Comment être conforme ? Quelle procédure ? Que dois-je faire pour la mise en conformité RGPD ?

Mais alors où en sommes-nous un an après ? Toutes les entreprises, respectent-elles scrupuleusement le RGPD ? Cette mesure, est-elle efficace pour améliorer le traitement des données et conserver leur confidentialité ? Des entreprises, ont-elles été sanctionnées ? 1 an après nous faisons le bilan.

Rappel : Qu’est-ce que le RGPD ?

Le RGPD, pour règlement Général sur la protection des données (GDPR en anglais) est un texte de loi européen voté en avril 2016 et mis en place officiellement le 25 mai 2018.  Ce texte a pour objectif  de renforcer la protection des données à caractère personnel. Le but principal étant de protéger et sécuriser les données des internautes européens et de sensibiliser les professionnels et les institutions qui collectent ces données. Cette nouvelle réglementation a exigé la mise en place de différentes actions pour mettre son entreprise en conformité.

En premier lieu, toute entreprise doit désormais être en mesure de prouver à tout moment que le traitement de ses données est conforme et sécurisé (données clients, employés, fournisseurs etc…). De plus, elles doit s’assurer que ces mêmes obligations sont bien respectées par ses sous-traitants et est donc dans l’obligation de choisir des prestataires qui respectent, eux-mêmes, le RGPD.

Par ailleurs, tout organisme collectant de la donnée personnelle se doit d’être totalement transparent vis-à-vis des personnes concernées. L’acquisition des données doit donc être obligatoirement accompagnée d’un consentement clair de la part de l’internaute concerné.

Pour faire respecter ces obligations, piloter la mise en conformité et contrôler la gestion et le traitement des données, la CNIL suggère vivement aux entreprises de nommer un Data Protection Officer (DPO). Pour certaines entreprises, la nomination d’un DPO est même une obligation. C’est le cas notamment des organismes publics, des sociétés de plus de 250 salariés et des entreprises qui manipulent un très grand nombre de données ou des données sensibles dans le cadre de leur activité principale.

Bilan, 1 an après la mise en place du RGPD

État des lieux

Le RGPD est donc un ensemble de règles complexes auxquelles les entreprises doivent se soumettre, mais cette complexité ne ralentit-elle pas justement la mise en conformité ? Quel état des lieux pouvons-nous faire un an après le lancement du RGPD ?

Commençons, tout d’abord, par une statistique plutôt inquiétante. D’après une étude menée par Cookiebot en mars dernier, 89% des sites officiels des gouvernements européens intègreraient des trackers récoltants des informations sur les visiteurs… Pour prendre l’exemple de la France, 52 entreprises privées traquent les visiteurs directement depuis le site du gouvernement. Selon cette même étude, la France est d’ailleurs désignée comme le plus mauvais élève d’Europe.

Plus mauvais élève notamment car toutes les atteintes à la sécurité des données ne sont pas signalées par la CNIL. Il semblerait que nos voisins européens soient en effet plus rigoureux au sujet de la réglementation. Les Pays-Bas, l’Allemagne et le Royaume Uni ont signalé chacun + de 10 000 atteintes à la sécurité des données en janvier dernier. Un chiffre nettement plus faible en France avec seulement 1300 signalements.

Par ailleurs, la mise en conformité tarde à s’effectuer dans les entreprises. 6 mois après l’entrée en vigueur de la réglementation, 80% des commerces n’étaient pas en conformité vis-à-vis du RGPD. Un commerce sur deux n’aurait même pas enclenché le processus, selon les estimations du cabinet Staub et Associés. Ce constat pose la question de la complexité de la réglementation. Si certaines entreprises ont entamé  un process de mise en conformité, il est très difficile de le consolider et d’assurer une conformité pérenne sans un accompagnement d’experts sur le sujet. Le respect de la réglementation coûte de l’argent et du temps aux entreprises. Il faudra pourtant bien agir pour la mise en conformité avant que les sanctions se généralisent.

Les premières sanctions

On s’aperçoit donc que cette première année de RGPD a été le théâtre de beaucoup de dérives, mais alors qu’en est-il des sanctions ? Les différents organismes garants du respect du RGPD en Europe, ont sanctionnées, en tout, 36 entreprises, pour un montant total de 56.6 Millions d’euros. Pour prendre l’exemple de la France, nous savons que pendant cette année, la CNIL, a davantage joué le rôle d’accompagnateur que celui de gendarme. Pour autant elle n’a pas hésité à sanctionner lourdement les plus gros manquements au RGPD. Par exemple, l’une des actualités qui a le plus fait parler d’elle est la sanction prononcée par la CNIL à l’encontre de Google LLC. Le 21 janvier dernier la commission nationale de l’informatique et des libertés a prononcé une sanction record contre le géant américain de 50 Millions d’euros. La CNIL justifie ce montant par le niveau de gravité des manquements de Google en matière des principes de transparence, d’information et de consentement des utilisateurs. Deux jours plus tard l’entreprise américaine a fait appel de cette décision auprès du conseil d’Etat français. A ce jour le conseil d’Etat n’a pas encore rendu sa décision, une décision qui risque d’être décisive pour les prochaines sanctions, car cela permettra de passer un message fort aux entreprises négligentes.

Ces sanctions astronomiques sont une manière de crédibiliser le RGPD et de rappeler qu’aucune entreprise, pas même Google, ne peut fuir ses obligations.

Pour autant, il ne faut pas s’imaginer que les sanctions relatives au RGPD ne concernent que les plus grandes entreprises. Les PME sont également attentivement surveillées car le manque d’investissements consacré à la mise en conformité RGPD peut présenter des risques pour l’intégrité des données manipulées. Selon la CNIL, cette mise en conformité est une étape inévitable pour les PME et les TPE mais elle est consciente que beaucoup de dirigeants peuvent se retrouver démunis face à la complexité de cette réglementation. C’est pourquoi, en partenariat avec BPI France, la CNIL a créé un guide pratique de mise en conformité à destination des TPE et des PME pour les aider à amorcer cette transition et donner quelques précieux conseils sur la gestion des données personnelles.

Et maintenant ?

Malgré tous ces efforts pour accompagner notamment les plus petites entreprises, la CNIL assure qu’elle sera encore plus vigilante et n’hésitera pas à sanctionner les entreprises, peu importe leur taille ou leur chiffre d’affaire. Comme l’assure Mathias Moulin, le directeur protection des droits et sanctions à la CNIL, au sujet des différents mises en demeures adressées à plusieurs entreprises cette année « nous aurions pu procéder à des sanctions […] mais nous avons préféré opter pour la pédagogie. Nous n’excluons pas pour autant de basculer vers cette éventualité si les mauvaises pratiques venaient à perdurer à moyen terme. » Il devient donc urgent pour les PME de se conformer aux normes RGPD, car si les grands groupes peuvent se relever d’une lourde sanction financière, ce n’est pas toujours le cas pour les plus petites entreprises.

D’autre part, face à la recrudescence de nouveaux moyens de collecter les données personnelles, la CNIL assure d’être particulièrement attentive à la gestion des données des assistants vocaux et des plateformes de Cloud Computing comme Amazon Web Services. Elle promet également de surveiller le déroulé des différentes campagnes politiques, notamment les élections européennes et de se mobiliser d’avantage pour la protection des données des mineurs, sujet particulièrement sensible.

Comment réaliser sa mise en conformité RGPD

Cette première année, le rôle de la CNIL a été d’accompagner les entreprises dans la mise en conformité. Leur demandant a minima, de présenter un plan d’action clair et précis des solutions à mettre en place. Beaucoup d’entreprises ont encore du mal à amorcer cette transition, notamment les PME qui n’ont pas forcément de visibilité sur leur traitement des données et qui n’ont pas beaucoup de temps à y consacrer. Pour autant, à l’avenir, la CNIL durcira ses contrôles et sera encore plus exigeante.

La première étape pour se mettre en conformité est de désigner un référent RGPD, le DPO comme évoqué plus haut. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est important de nommer quelqu’un qui puisse piloter la stratégie de mise en conformité. Que cela soit à plein temps ou en plus de son travail, en fonction des besoins de votre entreprise. Il est primordial que vous soyez conscient de l’état des lieux de votre gestion des données. Pour cela vous devez mener un audit global de préférence avec l’aide de votre prestataire informatique par exemple. Une fois que vous avez identifié quelles actions doivent être mises en place, établissez, avec votre prestataire, le plan d’action à mettre en place pour agir vers votre mise en conformité au RGPD dans les plus brefs délais.

Cette mise en conformité est inévitable pour tous les entreprises, TPE, PME ou grands groupes. D’autant qu’on observe que la mise en conformité au RGPD permet aux entreprises d’acquérir une meilleure réputation auprès de leurs clients, de réduire les risques de perte de données mais également parfois de faire évoluer l’entreprise en amorçant la transformation digitale. Si vous n’êtes pas certain d’être totalement conforme aux normes RGPD, rapprochez-vous de votre prestataire informatique afin de mener un audit complet et un état des lieux de la manière dont sont traitées les données dans votre entreprise. Il vous proposera ensuite les solutions adaptées à vos besoins et vous orientera vers la meilleure stratégie de mise en conformité.

 

Sources Infographie : https://datalegaldrive.com/sanctions/ – https://www.clubic.com/rgpd/actualite-852241-sites-gouvernementaux-europeens-respecteraient-rgpd.html

Bien-être au travail :  3 astuces pour l’améliorer grâce à l’IT

Bien-être au travail : 3 astuces pour l’améliorer grâce à l’IT

La qualité de vie au travail est aujourd’hui un des enjeux majeur des entreprises. Le bien-être au travail permet d’augmenter l’engagement de vos salariés, développer votre marque employeur et améliorer vos performances globales. Il existe de nombreuses manières d’améliorer le bien-être au travail de vos salariés, découvrez ici comment l’IT peut y contribuer.

Astuce n°1 : Proposer un outil informatique adapté aux besoins

L’outil informatique est désormais l’outil de travail principal de la plupart de vos salariés. Il est donc primordial d’être particulièrement attentif aux besoins de chacun pour fournir un poste informatique adapté.

Un salarié qui possède un poste informatique trop lent ou inadapté à son activité sera forcément moins performant et la frustration risque d’affecter son moral.

Pour optimiser le bien-être au travail de vos collaborateurs, prenez donc le temps de recueillir les besoins de chacun, d’un point de vue des performances nécessaires ou de la mobilité du salarié. Vous pouvez également définir des profils de poste type par service ou par usage.

Quelques exemples de profils et de matériel adapté :

  • Profils commerciaux itinérants : ordinateur portable léger, avec un écran compris en 13 et 15 pouces, équipé d’une station de travail et d’une souris indépendante.
  • Profils créatifs ou techniques : ordinateur portable ou fixe disposant d’un minimum de GO de RAM (de 8 à 32, en fonction des logiciels utilisés) et disposant d’une carte graphique dédiée.
  • Profils administratif : un poste informatique fixe avec plusieurs écrans (pour faciliter le travail simultané sur plusieurs logiciels)

Astuce n°2 : Une meilleure posture pour plus de bien-être au travail

Il existe de nombreuses façons d’optimiser le poste de travail de vos collaborateurs. Pour garantir une bonne posture de travail, vous pouvez mettre à disposition de vos salariés des bureaux réglables en hauteur, des sièges ergonomiques ou encore positionner correctement l’écran d’ordinateur. Vous retrouverez du mobilier chez de nombreux professionnels de l’équipement de bureaux qui proposent aujourd’hui une gamme complète de bureaux et sièges optimisés. Ils sauront vous conseiller pour allier design et ergonomie.

Par ailleurs, concernant l’informatique, plusieurs règles sont à respecter pour améliorer la posture de vos collaborateurs au travail et contribuer à leur bien-être au travail:

  • L’écran de l’ordinateur doit être positionné à hauteur des yeux grâce à un support ou à l’acquisition d’écrans réglables en hauteur et une distance de 50 à 90 cm (en fonction de la taille de l’écran) entre l’écran et les yeux doit être respectée.
  • L’utilisation de plusieurs écrans (il est possible d’en avoir 2, 3 ou 4 – penser simplement à vérifier les connectiques disponibles sur le PC ou le MAC et la place disponible sur le bureau) est également recommandé pour faciliter le travail sur plusieurs applications en simultané.
  • Le clavier doit être positionné droit devant le buste, à 10 cm environ du bord du bureau et il est préférable que le clavier soit le plus plat possible (pensez donc à rabattre les pieds du clavier ou à opter pour un clavier ultra plat).
  • La souris quant à elle doit être la plus proche du corps, à proximité immédiate du clavier. Vous pouvez également opter pour une souris ergonomique, spécialement étudiée pour s’adapter à la position naturelle de la main.
  • La station d’accueil est également un accessoire extrêmement pratique au quotidien. En regroupant toute la connectique (USB C ou 3, HDMI, Ethernet…), la station d’accueil fait gagner un temps précieux à son utilisateur et permet de désencombrer un bureau de tous les câbles.

Astuce n°3 : Digitaliser le quotidien

La digitalisation a le vent en poupe et pour cause, au delà de son impact positif sur le business (une entreprise digitalisée est plus attractive), elle aurait également des effets positifs sur le bien-être au travail des salariés.

Digitaliser le quotidien de l’entreprise tant dans les process que dans la communication contribue au bien-être des salariés à plusieurs niveaux :

  • Grâce aux réseaux sociaux d’entreprise, la communication dans l’entreprise est plus efficace et instantanée. Les frontières entre les différents services sont atténuées et on retrouve une cohésion autour d’un projet commun.
  • Les outils d’aide à la productivité ou la digitalisation de process fastidieux permettent d’améliorer l’organisation du travail et la productivité, véritable gain de temps et d’énergie pour vos collaborateurs.
  • La dématérialisation ainsi que la mise en place d’outils de connexion à distance permettent à vos salariés de télétravailler plus facilement, facteur de bien-être. En effet, selon une étude 2018 IFOP pour Malakoff Méderic, 78% des salariés interrogés indiquent que le télétravail permet un plus grand épanouissement au travail.
  • La formation, digitalisée (on parle de digital learning ou e-learning) est également un atout pour le bien-être de vos salariés puisque qu’elle participe à l’évolution de leurs compétences et donc de leur carrière.

Attention tout de même à prendre en considération vos collaborateurs avant tout. La frontière entre la vie privée et la vie professionnelle est de moins en moins évidente avec la montée en puissance du digital et l’immédiateté apportée peuvent créer des sentiments d’intensification du travail ou d’urgence dans la réalisation des tâches. N’oubliez pas de privilégier les relations humaines et d’accompagner vos salariés dans les changements liés à la digitalisation, le but étant, on le rappelle, de garantir le bien-être au travail de vos salariés.

Vous souhaitez en savoir plus sur la digitalisation de l’entreprise ? Consultez notre article « 4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale »

Résultat : L’IT au service de votre Marque employeur

De nombreuses mesures d’optimisation de l’informatique de vos entreprises sont des moyens précieux d’améliorer le bien-être au travail de vos salariés et leurs conditions de travail.

Si votre entreprise met l’IT au service des conditions de travail et de la qualité de vie en général de vos salariés, elle améliorera considérablement son attractivité auprès de futurs collaborateurs.

Cela renforcera également le sentiment d’appartenance de vos salariés et permettra d’améliorer vos rapports et vos interactions avec vos clients et partenaires.

4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale

4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale

[Un article rédigé en partenariat avec Smartiiz, agence de transformation digitale pour les PME]

La technologie révolutionne le monde de l’entreprise et bouleverse les usages, tant dans la pratique du métier que dans les relations clients, fournisseurs et collaborateurs. Une véritable transition est en train de s’opérer. Les grands comptes ont déjà enclenché la démarche depuis quelques années. Au tour des PME de prendre conscience des enjeux de la transformation digitale et de l’intégrer dans leur réflexion stratégique.

 La transformation digitale, c’est quoi ?

La transformation digitale consiste à utiliser toutes les technologies digitales disponibles pour améliorer les performances d’une entreprise. Cette digitalisation impacte les process, les outils de l’entreprise et parfois même le business model dans sa globalité. La digitalisation devient un enjeu majeur pour toute entreprise qui veut rester compétitive. Si toute l’importance de la transformation digitale est saisie par l’entreprise, elle devient alors un moyen de se démarquer et offre des possibilités de faire croître son entreprise de manière extrêmement rapide et efficace.

Mais concrètement, comment faire entrer votre entreprise dans une démarche de transformation digitale ? Quels process et outils peuvent être optimisés par la digitalisation ?

 » C’est bien plus simple qu’il n’y paraît. Le terme transformation digitale peut effrayer mais ce qu’il faut tout simplement comprendre c’est que grâce au digital, vous allez pouvoir améliorer votre fonctionnement pour gagner en productivité et en agilité » commente Julie, directrice associée chez Smartiiz.

Grâce à son expertise de l’IT chez les PME, Nowteam s’est associé à Smartiiz, expert en transformation digitale pour vous présenter les 4 étapes nécessaires à la mise en place de votre transformation digitale.

1.     Établir un état des lieux de la situation digitale de votre entreprise

En tout premier lieu, il est primordial de bien connaitre le niveau de digitalisation de votre entreprise. C’est une étape très importante car il faut être bien conscient qu’une bonne transformation digitale implique la transformation de l’organisation et du fonctionnement de votre entreprise.

Vous devez vous poser les questions suivantes :

  • À quel point votre entreprise utilise-t-elle des outils numériques ?
  • Quel est le niveau de digitalisation de vos process ?
  • À quel niveau vos collaborateurs sont-ils sensibles au digital ?

Cette étape va vous permettre d’amorcer efficacement le processus en sachant exactement si vous êtes en mesure d’enclencher la démarche de transformation digitale. En découlerons ensuite les actions précises à mettre en place.

Pour vous aider dans cette réflexion, évaluez le niveau de maturité de votre projet digital grâce au Test créé par Smartiiz

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2.     Mettre en place une stratégie efficace

Une fois que vous connaissez votre niveau de maturité, vous allez entrer dans le concret avec la définition de votre stratégie de digitalisation. Cette stratégie devra identifier les process à optimiser et les actions à mettre en place pour se faire.

Le digital évolue constamment, il s’agit de prendre le train en marche et d’être proactif. Pour autant il ne faut pas se précipiter, réalisez les différentes étapes à votre rythme et en fonction de la disponibilité de vos ressources internes et externes.

Commencez par identifier les problématiques de votre entreprise :

  • Manque de maîtrise des coûts
  • Manque de productivité et d’efficience dans les usages
  • Manque de visibilité sur les indicateurs de performance et sur le suivi de la production
  • Manque d’anticipation des besoins
  • Datas non exploitées et manque d’interaction avec les clients
  • Image de l’entreprise vieillissante et peu attractive

En face de chaque problématique, indiquez le process concerné et son niveau de digitalisation (inexistant, moyennement abouti, abouti).

Sélectionnez les process à optimiser ou à digitaliser par ordre de priorité (selon la criticité notamment) et établissez un rétro-planning de mise en place.

Une fois cette stratégie définie, il vous reste à trouver le bon partenaire, expert en transformation digitale pour vous accompagner dans votre démarche.

3.      Etre accompagné dans ce changement

Maintenant que vous avez les idées claires et que l’ensemble de votre entreprise est prête à amorcer le changement, il faut faire appel à un expert pour vous accompagner.

Choisissez une agence de transformation digitale capable de concrétiser vos projets, de par son expertise dans le digital mais également sa compréhension avancée du fonctionnement de votre métier.

Exposez vos objectifs et vos attentes et définissez ensemble le plan d’action qui convient le mieux à votre entreprise. Votre agence de transformation digitale vous proposera les outils technologiques et les process adaptés à vos attentes et vous suivra tout au long de votre transformation.

Un bon accompagnement est la clé de voûte d’une stratégie de transformation digitale réussie. Le choix du prestataire qui vous accompagnera dans votre démarche de transformation digitale, ne doit pas être fait à la légère.

4.     Impliquer toute l’entreprise dans la démarche

Pour que la stratégie de transformation digitale fonctionne, il est important qu’elle soit drivée et promue en interne. Un ou plusieurs référents doivent être désignés et feront l’intermédiaire entre votre prestataire et l’ensemble de votre entreprise.

Vous devez mettre en place une démarche de conduite du changement. L’ensemble des collaborateurs de votre entreprise doivent comprendre que la transformation digitale ne concerne pas seulement votre équipe technique ou IT. L’ensemble des départements doivent collaborer pour que l’implémentation réussisse. L’équipe référente se doit de sensibiliser tous les collaborateurs aux enjeux du digital et de les impliquer dans la digitalisation de leur métier. La démarche doit être engageante et impliquante pour que vos collaborateurs avancent dans la même direction. Tout le monde doit se sentir acteur du changement et doit pouvoir participer aux réflexions et aux débats.

Une bonne conduite du changement permet d’éviter les formes de résistances qui peuvent naître chez certains collaborateurs et qui pourraient freiner votre démarche de digitalisation.

 

La transformation digitale permet, par l’innovation, d’augmenter les performances des PME, en gagnant en productivité ou en avantage concurrentiel. Pour qu’elle soit efficace, cette transformation doit être menée par des experts en digital, qui vous accompagneront à la fois dans la mise en place technique que dans la conduite du changement en interne.

Vous souhaitez en savoir plus sur la transformation digitale ? Contactez les équipes Smartiiz !