Office 365 ou Office 2019, quelle solution pour mon entreprise ?

Office 365 ou Office 2019, quelle solution pour mon entreprise ?

Tout le monde connaît la suite bureautique Office. Lancée le 8 août 1989 par Microsoft, en version On Premise, les logiciels de la suite Office (Word, Excel, Power Point, Outlook, Access) ont facilité le quotidien des particuliers et des professionnels. 30 ans plus tard, Microsoft compte délaisser sa version On Premise au profit d’une version SaaS de sa suite de logiciels reconnus. Pourtant Office 2019 est toujours sur le marché, alors quelles sont les différences entre ces deux solutions ? Quels avantages Office 365 peut offrir à votre entreprise ? 

 

Office, qu’est-ce que c’est ?

Office

Commençons par parler de l’aîné de la famille Microsoft Office. Office 2019 est la dernière version de la suite logicielle qui est sortie le 24 septembre dernier et qui succède à Office 2016. Cette suite bureautique est principalement connue pour les logiciels Word (traitement de texte), Powerpoint (création de présentations) et Excel (Logiciel tableur). Mais la suite intègre également OneNote (Prise de notes), Access (base de données relationnelle), Publisher (logiciel PAO) et Outlook (messagerie) selon les versions.
Microsoft Office fonctionne sous forme de licence s’installant sur les postes des utilisateurs. Il faut acheter autant de licences que vous avez de postes informatiques.
La réputation de Microsoft Office n’est plus à faire dans le monde professionnel, ses logiciels sont même indispensables à la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité.  En 2018 la firme américaine estime à 1,5 milliards, le nombre d’utilisateurs d’Office à travers le monde (Utilisation professionnelle et personnelle confondue).

 

Office 365

Mais alors qu’est-ce que c’est qu’Office 365 ? Créée en 2011, ce n’est ni plus ni moins que la version SaaS (Software as a Service) de la suite Office. Microsoft comprend, au moment de créer Office 365, l’importance croissante des outils collaboratifs et de la nécessité pour certains de travailler depuis n’importe où. C’est principalement pour répondre à ces besoins, que la firme américaine créé la version SaaS d’Office.

Cette solution intègre les mêmes logiciels que la version On Premise à la différence que vous n’êtes pas propriétaire des licences. C’est une offre qui s’inscrit dans l’air du temps de par son mode de fonctionnement, tout comme la location évolutive des postes informatiques (confère notre article : « location évolutive : l’informatique s’adapte à votre entreprise ») vous vous acquittez d’un abonnement annuel ou mensuel avec un engagement.

Pour l’aspect collaboratif Microsoft intègre à Office 365 plusieurs solutions comme Sharepoint, Exchange ou encore Teams. Ces différents logiciels permettent notamment à vos collaborateurs de travailler ensemble de manière simultanée ou encore d’échanger via une messagerie instantanée et de partager leurs agendas.

Le dernier besoin auquel répond Office 365 concerne le stockage externalisé dans le Cloud. Via sa solution Onedrive, Office 365 vous permet de stocker vos données dans un espace Cloud sécurisé. La capacité de stockage varie selon l’abonnement.

Mais alors si Office 365 n’est qu’une version « virtuelle » d’Office 2019 quel intérêt représente-t-elle pour votre informatique ? Quels avantages Office 365 offre-t-elle ?

 

Pourquoi le mode SaaS d’Office 365 ?

Les bénéfices d’Office 365 peuvent être nombreux pour votre entreprise, surtout pour une PME, qui ne souhaite pas faire de lourds investissements en une seule fois. En effet, Office 365 tout comme, la location évolutive, permet de lisser les coûts liés à l’informatique et de ne pas devoir s’acquitter d’un grand nombre de licences logicielles d’un seul coup. Cela permet de préserver sa trésorerie et de consacrer ses investissements à d’autres fonctions stratégiques de votre entreprise.

« L’outil ne nous appartient pas » C’est en général ce que peuvent vous dire les sceptiques des solutions SaaS. Certes vous n’êtes pas propriétaire de vos logiciels mais Office 365 permet de se décharger des contraintes techniques. En effet Office 365 ne nécessite plus d’installer les applications sur les postes et les mises à jours se font automatiquement, dès lors que vos utilisateurs sont connectés à internet. Fini donc l’obsolescence logicielle et les problèmes de compatibilité des postes.
C’est alors un gain de temps pour vos collaborateurs qui ne sont plus contraints d’essayer de solutionner des problèmes liés aux licences ou aux versions d’Office. Ils profitent d’outils parfaitement fonctionnels, à jour, et peuvent alors se concentrer sur leur cœur de métier. D’autre part chaque licence d’Office 2019 est rattachée à un poste informatique, lorsque vous changez le poste vous devez racheter une licence. Renouveler vos postes informatique représente un investissement important pour votre entreprise, si vous devez également renouveler les licences Office, cela peut-être très coûteux. Avec Office 365 vous ne serez pas confronté à ce problème.

D’autant qu’avec Office 365 vous bénéficiez d’un support Microsoft sans frais supplémentaires en cas de problème. En version On Premise, en revanche, Microsoft ne vous assiste que dans le cadre de l’installation de la suite logicielle.

L’un des avantages d’Office 365 est bien évidemment de pouvoir être utilisé partout et à tout moment, sans que vos collaborateurs ne soient tributaires de leurs postes de travail. C’est un avantage non négligeable, notamment pour les fonctions commerciales ou les personnes qui font régulièrement du Home Office. Office 365 intègre également des applications dédiées aux téléphones et aux tablettes, renforçant encore la mobilité et praticité de la solution.

Dernier des avantages Office 365 : les outils collaboratifs. C’est d’ailleurs un des principaux arguments de vente de Microsoft : « Office 365 pour un travail plus collaboratif ». C’est un aspect très important, car vos collaborateurs sont de plus en plus amenés à travailler en mode projet, surtout au sein des PME. Office 365 permet alors à chacun de travailler en simultané sur des projets, de partager leurs emplois du temps ou encore de discuter instantanément, tout cela qu’ils soient chez eux, au café ou au bureau. C’est une notion de plus en plus importante pour les entreprises dont les services doivent pouvoir collaborer et communiquer facilement.

 

Alors,  quelle offre pour mon entreprise ?

Chaque solution possède des avantages, il n’y en a pas une meilleure qu’une autre. Pourtant Microsoft concentre de plus en plus ses efforts sur Office 365. Office 365 destiné aux TPE et PME se décline en 3 offres différentes : Business, Business Essentials et Business Premium. Les 3 offres sont construites de manière à répondre le plus largement possible aux besoins en informatique des PME et des TPE.

  1. L’Offre Business s’adresse davantage aux PME qui ont besoin de la suite Office et d’un espace de stockage externalisé et sécurisé.
  2. L’offre Business Premium est une offre complète, axée sur la collaboration, elle intègre elle aussi la suite Office et Onedrive mais également les outil collaboratifs : Sharepoint, Exchange et Teams.
  3. Pour finir Microsoft a aussi pensé aux entreprises qui ont déjà leur parc informatique équipé d’Office en version On Premise, en proposant l’offre Business Essentials, qui n’intègre que le stockage Cloud et les outils collaboratifs.

Choisir les offres les plus adaptées à vos besoins peut parfois paraître complexe, rapprochez-vous alors de votre prestataire informatique qui se chargera de faire un audit de votre parc informatique et vous proposera la solution la plus adaptée à vos besoins.

Sécuriser internet en entreprise, comment faire ?

Sécuriser internet en entreprise, comment faire ?

Internet est devenu indispensable pour toutes les entreprises. Pour certaines comme les sociétés e-commerce, internet est même le cœur de leur activité. Même si c’est un outil essentiel il peut présenter un risque pour la sécurité du système d’information d’une entreprise. CryptoLocker, Malware, Ransomware peuvent être les conséquences d’une mauvaise sécurisation d’internet et peuvent avoir des répercussions négatives sur l’activité d’une entreprise et particulièrement sur celle d’une PME. Alors comment faire pour sécuriser internet en entreprise tout en garantissant une certaine souplesse à l’ensemble des utilisateurs pour ne pas impacter leur travail ?

Sensibiliser vos utilisateurs à la cyber-sécurité, 1ère étape pour sécuriser internet en entreprise

Avant toute chose il est primordial d’effectuer un travail de sensibilisation aux risques sur internet. Il est important d’inculquer, à vos utilisateurs, les bons gestes à avoir pour naviguer en toute sécurité. D’une manière générale, dans le cadre d’une cyber-attaque, les postes de travail de vos collaborateurs représentent un moyen facile de s’introduire dans votre système d’information. C’est en cela que vos collaborateurs doivent être sensibles à ces risques pour éviter d’être responsables de l’intrusion d’un virus qui paralysera l’ensemble de votre SI.

Faites appel à un spécialiste de la cyber-sécurité pour former vos utilisateurs. Il leur apprendra à être vigilants sur l’aspect frauduleux d’un email ou d’une page internet. Cette formation peut, par exemple, prendre la forme de l’envoi d’un faux courriel infecté. Il se chargera ensuite d’analyser le comportement des collaborateurs (pour identifier ceux qui se sont fait piéger), puis proposera une campagne de sensibilisation pour prémunir votre entreprise de ces risques.

Cette première étape de formation et de sensibilisation est une étape cruciale en amont des solutions de sécurité à mettre en place.

L’importance du Firewall et du filtrage internet pour sécuriser internet en entreprise

Le Firewall ou pare-feu en français est devenu un outil indispensable dans la sécurisation d’internet en entreprise. Le rôle du Firewall est de contrôler les connexions entrantes et sortantes à votre réseau internet pour analyser la conformité des règles établies en amont. Grâce au Firewall vous pouvez identifier et bloquer instantanément un programme ou un utilisateur malveillant. Il peut être appliqué sur chaque poste de travail ou sur le réseau global de votre entreprise.

Le filtrage internet est également un bon moyen de se prémunir des risques provenant du web. Mettre en place une solution de filtrage sur les postes de travail permet d’une part, de bloquer l’accès à tous les sites illégaux et tous les sites connus pour être dangereux. D’autre part il vous est possible de filtrer certains sites comme Facebook et Instagram sur le temps de travail de vos collaborateurs et les rendre accessibles au moment de la pause déjeuner par exemple. De cette manière vous maximisez la sécurité de votre internet et libérez de la bande passante pour optimiser votre navigation.

Pour garantir le meilleur niveau de sécurité informatique et sécuriser internet en entreprise, il est possible de mettre en place un boitier de service managé, réunissant l’ensemble des solutions pour sécuriser votre système d’information. Cette solution de protection avancée, monitorée et administrée par votre prestataire informatique permet de maximiser la sécurité de votre SI.

Sécurisation des boites mails et des données sensibles

L’email, vous l’avez compris, est une des armes favorite des pirates. C’est en effet un des moyens les plus simples d’introduire un virus dans votre système d’information. C’est pourquoi, au-delà de la formation de vos utilisateurs, il est important de mettre en place des solutions de sécurisation performantes. La mise en place d’une messagerie collaborative professionnelle avec anti-spam et anti-virus intégré est un bon moyen de se prémunir des risques et de sécuriser internet en entreprise.

Certaines PME ont tendance à ne se focaliser que sur l’aspect physique de la sécurité de leurs données. Protéger les serveurs des risques d’incendie ou de coupure, ou encore en fournissant des disques durs renforcés aux salariés. Or les données transitant dans le Cloud sont des cibles vulnérables. Si vos utilisateurs ont recours à différentes solutions de stockage en ligne gratuites sur lesquelles vous n’avez pas la main, il devient difficile de protéger vos données. D’où l’importance de la  mise en place d’une solution Cloud globale et sécurisée pour le stockage de vos données afin de sécuriser internet en entreprise.

Il faut redoubler de vigilance si certains de vos salariés sont itinérants. En effet pour s’assurer qu’ils ne soient pas victimes d’un réseau internet trop peu sécurisé, chez un client ou dans un lieu public par exemple, il est essentiel d’avoir recours au VPN. Nous en parlions ici, le VPN (Virtual Personal Network) permet à l’ensemble de vos salariés de se connecter à distance et en toute sécurité au réseau de votre entreprise et d’accéder à l’ensemble des données dont ils ont besoin.

Faites un bilan du niveau de sécurisation de votre internet

Vous l’avez compris, un réseau internet trop peu sécurisé, peut présenter de nombreux risques pour l’activité et la réputation de votre entreprise. D’autant que contrairement à ce que l’on pourrait croire, les cyber-attaques, ne ciblent pas seulement les grandes entreprises, elles concernent également les PME et les TPE. Au-delà des enjeux sécuritaires, la mise en place de solutions de sécurisation de votre internet permet également d’optimiser votre activité et offre la possibilité à vos collaborateurs de se recentrer sur leur activité. Si vous avez un doute sur la fiabilité de votre internet d’entreprise et / ou sur la sensibilité de vos utilisateurs au sujet des risques, faites un bilan du niveau de sécurisation de votre internet. Rapprochez-vous d’un prestataire d’infogérance, qui réalisera un audit complet de votre niveau de sécurisation et qui vous proposera des solutions adaptées à vos besoins pour sécuriser internet en entreprise.

Nowteam propose des solutions de sécurisation pertinentes et adaptées aux enjeux des PME et pour leurs permettre de se focaliser sur leur cœur de métier.

Location évolutive : l’informatique s’adapte à votre entreprise. 

Location évolutive : l’informatique s’adapte à votre entreprise. 

La location évolutive permet aux entreprises de maîtriser le budget consacré à l’informatique tout en se concentrant pleinement sur leur cœur de métier. C’est une bonne façon d’améliorer la compétitivité des TPE et PME en disposant de matériel performant et de services informatiques dédiés. Au-delà de l’aspect technique, ce mode de fonctionnement permet également de lisser les coûts informatiques.

La location évolutive s’adapte aux évolutions de l’entreprise

La location évolutive est une solution de location de matériel informatique packagée, prévoyant la mise à disposition de matériels informatiques, derniers cris, adaptés à vos besoins. Ces offres prévoient la maintenance, la mise à jour et le renouvellement des postes informatiques. C’est une solution idéale pour s’adapter aux contraintes techniques et financières de l’entreprise. La location évolutive est un système souple, permettant de choisir les équipements informatiques adaptés à vos besoins et de les faire évoluer à tout moment si nécessaire. Il s’agit de réaliser des économies grâce à une prestation globale comprenant les services informatiques utiles à votre entreprise comme l’infogérance, le monitoring système et réseau ou la tierce maintenance applicative.
Pour certaines entreprises, il peut paraître frustrant de ne pas être propriétaire du matériel, or il faut justement le percevoir comme un avantage. Cela permet de réduire le risque de dysfonctionnement ou de panne sur des postes hors garantis, qui sont source de perte de temps et d’argent.

Une démarche éco-responsable

Nous savons à quel point il est important de limiter l’impact de l’activité de son entreprise sur l’environnement. Acheter vous-même vos postes informatiques, c’est prendre le risque que les équipements hors services ne soient pas recyclés, du fait de la négligence de certains collaborateurs par exemple. La location évolutive s’inscrit entièrement dans une démarche éco-responsable car le prestataire informatique gère l’ensemble du cycle de vie de vos postes informatiques en respectant les normes des déchets d’équipements électriques et électroniques (réglementation DEEE). En ayant recours à la location vous vous assurez que votre matériel informatique sera correctement traité et recyclé en fin de vie. De cette manière vous inscrivez donc votre entreprise dans une démarche responsable et vous vous prémunissez d’éventuelles sanctions liées au mauvais traitement de vos déchets électroniques.

Des avantages financiers non négligeables

La location évolutive de postes informatiques permet à votre entreprise de limiter l’investissement dans le matériel informatique, qui perd très rapidement sa valeur. En moyenne la durée de vie d’un poste informatique est estimée à 3 ans. D’autant que pour certaines fonctions de votre entreprise ces investissements matériels peuvent être extrêmement coûteux. Prenons l’exemple d’un poste destiné à la création graphique, pour une machine particulièrement performante, il faut parfois compter plus de 1500 euros. La location évolutive évite ce genre d’investissements particulièrement lourds et permet à votre entreprise de consacrer plus de budget à d’autres activités stratégiques comme le R&D par exemple. Pour finir, la location de postes informatiques permet de lisser les coûts et de disposer de matériel performant sans un important apport initial. Grâce à cette solution, la capacité d’endettement de votre entreprise est préservée, cela peut particulièrement convenir aux PME dont les investissements à consacrer à l’informatique sont limités. De plus la location de matériel informatique est entièrement déductible de votre résultat imposable, permettant à votre entreprise de réaliser une économie d’impôt. Même si votre entreprise est en capacité de financer l’achat de l’ensemble du matériel informatique, la location permet d’optimiser votre Besoin en Fond de Roulement.

Lutter contre l’obsolescence technologique

Tous les composants de votre parc informatique n’ont pas les mêmes cycles de renouvellement, ce qui peut s’avérer contraignant pour les petites entreprises souhaitant disposer d’un parc informatique homogène. La vitesse de traitement des données, les capacités de stockage, les logiciels gourmands en ressources, l’obsolescence des programmes et du matériel obligent les TPE et PME à renouveler leurs équipements informatiques. Les technologies évoluent constamment et peuvent accélérer l’obsolescence de votre parc informatique. Pourquoi investir dans du matériel dont les performances sont vite dépassées ? La location évolutive constitue une gestion de l’obsolescence technologique plus souple qu’en achat, ce qui est un avantage pour les TPE et PME dont le budget informatique est limité.

La location évolutive permet donc de bénéficier d’un parc informatique homogène et standardisé. En effet un parc hétérogène peut être synonyme d’une grande complexité de gestion du parc informatique et donc une perte de temps pour les personnes en charge de l’informatique au sein de votre entreprise. Cela permet également à votre prestataire informatique de lisser le renouvellement des postes informatiques de vos utilisateurs. Un parc informatique homogène et régulièrement mis à jour permet d’optimiser le travail de vos collaborateurs et d’optimiser la gestion de votre informatique dans son ensemble.

Location évolutive : un atout pour la performance

Le principal atout de la location évolutive réside dans la mise à disposition pour les entreprises de matériel informatique dernière génération à loyer constant. Cela permet de disposer d’un équipement performant tout en maîtrisant les coûts informatiques. L’informatique est un outil stratégique dont l’évolution est constante et rapide, pourquoi se priver alors de matériel à la pointe ? D’autant que l’usage de technologies obsolètes est un frein pour l’activité de votre entreprise et peut représenter un risque sécuritaire. La location évolutive, porte bien son nom, car elle permet de disposer de matériel qui évolue en même temps que progresse votre entreprise et que vos besoins en informatique changent. Disposer d’outils informatiques à la pointe de la technologie et constamment à jour, permet à vos collaborateurs d’améliorer leurs conditions de travail et de se consacrer pleinement à leur activité. De cette manière ils ne perdent pas leur temps à tenter de résoudre des problèmes liés à une machine trop peu performante.

Un service clé en main

La location évolutive est accompagnée d’un service d’infogérance. Les experts informatiques étudient votre parc informatique et vous proposent la solution de location évolutive la plus adaptée. Votre prestataire prend en charge l’installation matérielle et logicielle ainsi que l’ensemble de la maintenance informatique et la gestion des incidents. Un expert intervient régulièrement dans vos locaux pour prévenir les risques informatiques et analyser vos usages afin d’adapter votre système d’information si besoin est. La location évolutive est une solution clé en main vous permettant de disposer des dernières technologies pour votre entreprise tout en bénéficiant des conseils d’experts.

Il faut également garder en tête que comme toute solution de financement, vous pouvez à tout moment solder votre contrat avant son terme, si vous n’en êtes pas parfaitement satisfait.

Faites appel à votre prestataire informatique afin de réaliser un état des lieux de votre parc informatique et de bénéficier de ses préconisations pour optimiser la gestion de vos postes informatiques. Bénéficier alors d’un parc informatique performant et constamment à jour pour permettre à vos collaborateurs de se consacrer pleinement à leur travail.

Recruter un DSI, bonne ou mauvaise idée ?

Recruter un DSI, bonne ou mauvaise idée ?

L’informatique tient une place stratégique dans l’organisation de votre entreprise. Une bonne gestion du système d’information est donc primordiale pour garantir le bon fonctionnement de votre entreprise. Mais alors quelle est la bonne solution pour une PME ? Est-il pertinent de recruter un DSI pour gérer votre informatique ?

 

Qu’est-ce qu’un DSI ?

Définition

Par définition, un DSI (CIO ou CTO en anglais) est le directeur du Système d’Information d’une entreprise. (D pour Directeur, SI pour système d’information). Par système d’information, entendez l’ensemble des ressources de l’entreprise qui permettent de gérer l’information. Dans une entreprise, le DSI est donc le responsable de l’unité informatique. Il gère l’ensemble des outils technologiques, de l’infrastructure serveur aux postes informatiques en passant par les logiciels et les différentes licences.

Quel est son rôle ?

Son rôle principal est donc de manager et faire évoluer le système d’information en fonction des objectifs et des besoins de l’entreprise. Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des différents services de votre entreprise, ainsi qu’avec la direction générale. Il ne faut pas oublier que le DSI est avant toute chose, un expert informatique, il est en mesure de proposer les solutions techniques les plus adaptées aux besoins de votre entreprise.

Mais est-ce pertinent de recruter un DSI dans une PME ?

 

Un DSI, a-t-il sa place au sein d’une PME ?

Les besoins en informatique et parfois même le budget qu’une PME peut y consacrer peuvent être des freins à la constitution d’une direction du système d’information.
Pour autant, recruter un DSI au sein d’une PME peut être source de valeur ajoutée, notamment de par son expertise technique et sa maîtrise des coûts de fonctionnement liés à l’informatique.
D’autre part, recruter un DSI peut également avoir pour conséquences d’alourdir les process et de complexifier la hiérarchie d’une entreprise.

Avant toute chose, Il est important de différencier les plus petites des plus grandes PME, car leurs besoins en informatiques peuvent être radicalement différents.
Pour les plus petites d’entre elles (jusqu’à 100 postes environ), le principal frein au recrutement d’un DSI est l’aspect financier. En effet le budget à consacrer à l’informatique est souvent limité, il est donc primordial de faire les bons investissements. En moyenne, le salaire d’un DSI se situe entre 70 et 150K par an en fonction du nombre d’années d’expérience. C’est un investissement lourd qui demande beaucoup de réflexion en amont. Un investissement qui peut avoir des conséquences si le choix du candidat se fait en fonction du salaire et n’est pas adapté aux besoins de votre entreprise. Qui plus est, si les décisionnaires de votre entreprise n’ont pas forcément les compétences et les connaissances en informatiques pour faire le bon choix, ni beaucoup de temps à consacrer au processus de recrutement.

Pour les PME dont les finances permettent de recruter un DSI, il faut avoir conscience qu’un DSI, seul, ne pourra pas forcément répondre à l’ensemble des besoins informatiques. En effet il ne pourra pas assurer à la fois la gestion des postes informatiques, tout en monitorant votre SI et en gérant l’ensemble des demandes des utilisateurs, qui implique à la fois la résolution de leurs problèmes et leurs demande de services divers. Il aura encore moins de temps pour se consacrer au pilotage d’une stratégie visant à faire évoluer votre SI.
S’il n’est pas soutenu par un véritable service informatique, un DSI sera dans l’incapacité de répondre à l’ensemble des attentes informatiques de votre entreprise.

Alors le jeu en vaut-il vraiment la chandelle, n’y a-t-il pas d’autre solution pour gérer le système d’information d’une PME ?

 

Infogérance ? Externalisation du support ? Quel est le bon compromis ?

Première solution : L’infogérance de votre système d’Information

Face aux enjeux qu’impliquent le recrutement d’un DSI au sein d’une PME, il peut être judicieux de réfléchir à d’autres alternatives. Pour les plus petites entreprises dont le budget consacré à l’informatique est limité, l’Infogérance est une bonne solution. En effet, faire appel à un prestataire d’infogérance permet aux PME de disposer et de profiter des compétences informatiques adaptées à leurs besoins, notamment d’un DSI à temps partagé. Cela permet surtout de payer pour ce dont votre entreprise a besoin en matière d’informatique. Grâce à l’infogérance votre entreprise et vos utilisateurs bénéficient d’une assistance en cas d’incident ou de demande de service. En effet Le plateau technique d’un prestataire informatique a pour mission de satisfaire l’ensemble des besoins de vos utilisateurs le plus rapidement et efficacement possible. Cela permet de décharger vos utilisateurs de toute contrainte informatique, leur permettant alors de se consacrer pleinement à leur propre cœur de métier.
Au delà du simple aspect technique, il est également possible de disposer de la dimension accompagnement et optimisation du système d’information, sans pour autant recruter de DSI. Il est possible de convenir avec votre prestataire informatique de la mise en place d’un ou plusieurs comités de pilotage par an en fonction de vos besoins. Ces comités de pilotage permettent de d’échanger à propos des nouvelles tendances et solutions informatiques mais permet surtout à votre prestataire de vous faire des recommandations dans l’optimisation de votre système d’information.

Deuxième solution : Externaliser le support technique

Vous l’avez compris, même si votre entreprise possède un responsable informatique il ne peut pas se suffire à lui-même pour, à la fois gérer l’ensemble de votre système d’information et se consacrer au pilotage d’une stratégie. Dans ce cas-là, il peut être judicieux de faire appel à un prestataire informatique pour l’externalisation du support technique. De cette manière, votre référent informatique pourra se concentrer sur le pilotage d’une stratégie informatique adaptée sans perdre du temps à résoudre les problèmes de vos utilisateurs.  De plus cela permettra d’améliorer les conditions de travail de l’ensemble des collaborateurs en leur proposant des outils informatiques parfaitement fonctionnels.
Ces deux solutions sont des bons compromis pour bénéficier des avantages d’une Direction informatique interne sans y consacrer un budget trop élevé et sans consacrer trop de temps au recrutement du ou des bons profils. Un prestataire d’infogérance a toutes les compétences et l’expertise pour accompagner une PME dans la gestion et l’optimisation de son système d’information. Consultez différents prestataires et évaluez-les sur leur capacité d’accompagnement et sur la cohérence du projet qu’ils vous proposeront.

Gestion de parc informatique : les bonnes pratiques.

Gestion de parc informatique : les bonnes pratiques.

Une bonne gestion de votre parc informatique d’entreprise vous permet de prévenir les défaillances et de réduire les coûts de fonctionnement de votre système informatique. La gestion de parc informatique assure sa pérennité et constitue un enjeu majeur pour votre entreprise.

 

Parc informatique, définition.

Le terme de parc informatique désigne l’ensemble des ressources matérielles et logicielles qui composent votre système informatique.
Le parc informatique comprend :
  • Les postes de travail fixes ou portables,unités centrales et leurs accessoires : écran, claviers, souris…etc.
  • Les périphériques : imprimantes, scanner, tablettes graphiques, caméra et micro de visioconférence, disques durs externes…
  • Les serveurs et NAS
  • Le Cloud
  • Le réseau physique et les équipements réseau : switch, bornes wifi, firewall, modem, sondes de température
  • Les données informatiques : données actives, données archivées
  • L’ensemble des logiciels et applications utilisés ainsi que leurs licences.
  • Les appareils mobiles, smartphones et tablettes.

 

Qu’est-ce que la gestion de parc informatique ?

La gestion de parc informatique regroupe un ensemble de tâches visant à entretenir, développer et optimiser l’ensemble des ressources informatiques de l’entreprise.
  • Recenser et localiser l’ensemble des éléments du parc informatique.
  • Définir l’organisation du système informatique.
  • Administrer les serveurs et équipements réseau.
  • Gérer l’ensemble des prestataires tiers liés à l’informatique (support logiciel, support matériel, opérateur internet…).
  • Protéger le parc informatique avec des outils de sécurité avancés.
  • Assurer la maintenance préventive et le dépannage des équipements informatiques.
  • Mettre en place des procédures de renouvellement des postes informatiques, serveurs et équipements réseau en fonction d’un cycle de vie prédéfini.
  • Assurer la formation des utilisateurs aux usages informatiques.
  • Établir une charte informatique.
  • Garantir le fonctionnement optimal du parc informatique.

 

Comment gérer un parc informatique ?

La gestion de parc informatique nécessite l’utilisation d’outils et de procédures spécifiques.

 

1- Utiliser un outil de gestion de parc informatique

La première étape d’une bonne gestion de parc informatique est incontestablement l’inventaire du parc.
Celui-ci doit être exhaustif et mis à jour en temps réel. Vous devez donc disposer d’une base de données recensant l’ensemble de votre matériel informatique, de vos accessoires et de vos équipements réseau.

Cette base de données, appelée CMDB, ou Configuration Management Data Base, doit regrouper les numéro de série des équipements, les mots de passe, les licences, l’état du matériel, la date d’achat, la date de fin de garantie, les contrats d’infogérance ou d’assistance et toute spécificité technique qu’il est pertinent de connaître sur votre matériel informatique (capacité des disques, mémoire vive, connectiques…).

Oubliez le fichier excel, plusieurs logiciels de gestion de parc informatique ont été conçus par des professionnels. Ils vous permettront d’effectuer une gestion de parc informatique efficace.

Cet inventaire du parc informatique vous permet de nettoyer votre parc informatique en faisant le point sur l’utilisation réelle des postes, des licences et de tout équipement lié à l’informatique. Les équipements obsolètes peuvent ainsi être supprimés du parc, évitant de perdre du temps et de l’argent avec la gestion de matériel non utilisé.

 

2- Automatiser la mise à jour des matériels

Votre système informatique doit être maintenu à jour. Les mises à jour logiciels apportent de nouvelles fonctionnalités mais permettent surtout de corriger les failles de sécurité des programmes. La plupart des mises à jour peuvent être réalisées automatiquement. Des logiciels adaptés permettent également d’automatiser certaines tâches. Les mises à jour en question doivent être réalisées sur l’ensemble des machines du parc informatique.

Pour en savoir plus sur les mises à jour, consultez notre article  » Gestion des mises à jour en entreprise : les bonnes pratiques »

 

3- Définir des profils de postes pour homogénéiser votre parc informatique

Pour faciliter la gestion de parc, l’application des mises à jour et l’achat des postes, il est préférable d’homogénéiser votre parc informatique sur quelques profils de postes types.

La définition des profils de postes vous permet de valider des configurations standards à votre entreprise avec vos collaborateurs en fonction de leurs usages : direction, comptabilité, marketing, atelier de production… Il est possible de définir un profil de poste par service ou par groupe d’utilisateurs. N’hésitez pas à interroger vos collaborateurs pour connaître leurs besoins en matière d’équipement informatique afin de doter votre entreprise de matériel type efficace, correspondant aux usages et compétences des utilisateurs. Evidemment, certains métiers spécifiques demandent l’utilisation de machines particulières et vous devez en tenir compte dans la gestion de votre parc informatique.

Par la suite, pas de jaloux, tous vos collaborateurs, par service, possèdent le même type de poste, correspondant exactement à leurs usages. Et l’achat de nouveaux postes vous est facilité. Un nouveau collaborateur intègre votre entreprise ? Vous n’avez qu’à préciser à votre fournisseur le profil de poste concerné pour passer commande.

En homogénéisant votre parc informatique vous optimisez son fonctionnement et réduisez ses coûts de gestion.

 

4- Respecter le cycle de vie des postes pour un fonctionnement optimal

Le cycle de vie type des équipements informatiques est le suivant :

  • 3 ans pour un PC portable
  • 5 ans pour un PC fixe
  • 5 ans pour un serveur

Au delà de ces durées, vous risquez une perte de performance et la multiplication de pannes sur votre matériel informatique. Les garanties de postes ou serveur peuvent même parfois ne pas être prolongées passé ce délai. Par conséquent, il est vivement conseillé de respecter ces délais pour assurer un fonctionnement optimal de votre parc informatique.

 

Quelles solutions pour gérer efficacement son parc informatique ?

La gestion de parc informatique peut s’effectuer de deux façons différentes : elle peut être gérée en interne par votre responsable informatique ou elle peut être confiée à un prestataire externe de type société d’infogérance.

Si vous souhaitez assurer la gestion en interne, veillez à confier cette tâche à un expert de l’informatique pour limiter les risques de mauvaise gestion pouvant entraîner des pannes et une insatisfaction de vos utilisateurs.

A contrario, si vous souhaitez externaliser cette gestion de parc, renseignez-vous auprès de prestataires informatiques spécialisés en infogérance, ils pourront gérer votre parc informatique dans son ensemble : inventaire, cartographie du système d’information, optimisation du parc, définition des profils de poste, renouvellement des postes, maintenance préventive, assistance technique utilisateurs…

 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’infogérance ?

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4 bonnes raisons de changer de prestataire informatique

4 bonnes raisons de changer de prestataire informatique

Avec la digitalisation et l’informatisation des entreprises, votre système d’information est au cœur de votre activité. Et ce, quelle que soit la taille de votre entreprise. Mais alors qu’en est-il de votre accompagnement informatique ? Est-il adapté à vos besoins et vos enjeux informatiques ? Découvrez pour quelles raisons vous devriez changer de prestataire informatique

Un contrat sous ou sur dimensionné

Le contrôle des coûts est un des aspects essentiels à vérifier dans votre contrat avec votre prestataire informatique. Il est très important d’avoir le sentiment de payer pour ce dont votre entreprise a besoin.

Il existe deux types d’accompagnement, l’accompagnement au coup par coup (ou au ticket) qui prévoit une facturation à chaque demande de service ou chaque résolution d’incident. D’autre part, l’accompagnement illimité, qui permet à vos utilisateurs de solliciter votre prestataire informatique autant que nécessaire.

Peu importe le type d’accompagnement, l’essentiel est de savoir si votre contrat est correctement dimensionné.

Par exemple, vous avez un contrat au coup par coup mais beaucoup de demandes d’assistance technique à effectuer ? Deux conséquences possibles : soit vous payez très cher parce que vos utilisateurs sollicitent très souvent le service technique, soit vos collaborateurs sont bridés sur leurs appels à l’assistance et les problèmes techniques s’accumulent.

Dans ce type de cas, votre contrat est sans doute sous dimensionné. Il est temps d’interroger votre prestataire sur les autres possibilités de contrat disponibles ou d’en changer s’il n’est pas en mesure de vous proposer une solution adaptée à vos besoins.

A l’inverse, votre contrat peut également être sur dimensionné : vous payez un service que vous n’utilisez pas ou pour des équipements que vous n’avez plus en votre possession. Votre prestataire n’assure visiblement pas un suivi correct de votre relation client, posez-vous les bonnes questions.

 

Un support utilisateur inefficace

Le support utilisateur, autrement appelé Helpdesk a pour mission, comme son nom l’indique, de venir en aide à vos utilisateurs. Les missions des techniciens du support informatique se scindent en deux catégories : Les demandes de service (création de boite mail, création de session AD etc…) et les incidents qui sont traités selon des délais prédéfinis en fonction de la criticité de la demande

La force d’un bon support technique se trouve dans sa capacité à réagir très rapidement et à savoir hiérarchiser les demandes, pour répondre le plus efficacement aux utilisateurs. Certains prestataires informatiques ont tendance à externaliser leur support informatique, par souci d’économie. D’une part, vos utilisateurs font face à des techniciens parfois trop peu expérimentés pour répondre à toutes leurs demandes. D’autre part, ils sont confrontés à d’importants délais d’attente car les techniciens gèrent un trop grand nombre de clients pour être efficaces.

Assurez-vous que votre support informatique est réactif, professionnel et qu’il correspond à votre niveau d’exigence. Si ce n’est pas le cas, envisagez de changer de prestataire informatique pour bénéficier d’un support utilisateurs à la hauteur de vos besoins.

Le manque de proximité

Quels que soient vos besoins en informatiques, il est très souvent préférable de choisir un prestataire informatique qui possède une agence à proximité de vos sites. Si vous choisissez un prestataire informatique trop éloigné de votre entreprise, vous prenez le risque d’allonger les délais d’interventions et éventuellement d’augmenter les coûts. Si vous avez le sentiment que votre prestataire informatique n’est pas assez rapide dans ses interventions, il vous faut alors envisager de privilégier un prestataire local si vous n’avez qu’un seul site ou à la couverture nationale si votre entreprise est multi-sites. Afin qu’il soit capable d’intervenir partout dans les mêmes délais. D’une de ces 2 manières vous bénéficierez d’un accompagnement de proximité, réactif et efficace.

Si vous pensez donc que votre accompagnement manque de proximité, confrontez différents prestataires, pour identifier celui dont la couverture géographique répond le mieux à vos besoins.

Le manque d’accompagnement & de conseil

Les prestataires informatiques peuvent être différenciés par l’aspect accompagnement et conseil de leur prestation. Votre prestataire travaille-t-il en mode réactif ou proactif ? Par mode réactif il faut entendre que votre prestataire n’intervient que lorsque vous l’appelez. Un prestataire proactif, en revanche, s’occupe du monitoring de vos équipements mais est aussi force de proposition dans l’amélioration et l’optimisation de votre système d’information.  Un prestataire proactif a une vue d’ensemble sur l’état de votre parc informatique et sait le faire évoluer pour toujours plus répondre aux besoins de vos utilisateurs.

Si vous pensez que votre entreprise a d’avantage besoin d’accompagnement et de conseil dans la gestion de votre système d’information, privilégiez un prestataire proactif. Il vous permettra de tirer le meilleur profit de votre système d’information dans son ensemble.

Alors n’attendez plus pour changer de prestataire informatique

Votre entreprise se trouve dans un ou plusieurs de ces cas de figure ? Votre accompagnement informatique n’est peut-être pas adapté à vos besoins. Envisagez donc de changer de prestataire informatique pour ne plus subir votre informatique mais le mettre au service de votre activité. Contrairement à ce que l’on pourrait parfois penser, changer de prestataire informatique est relativement simple, du moment où vous respectez certaines conditions relatives à votre contrat. Anticipez donc la fin de votre période d’engagement pour ne pas devoir continuer de collaborer avec un prestataire qui ne correspond pas à vos attentes.

Changer de prestataire informatique est un processus qui peut être très rapide mais qui doit être mûrement réfléchi. Suivez donc nos conseils, ici, pour identifier le prestataire informatique dont votre entreprise a besoin et choisir la solution la plus adaptée à votre activité.

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