Les outils indispensables pour bien organiser son travail

Les outils indispensables pour bien organiser son travail

Il est loin le temps où les entreprises utilisaient uniquement Excel pour planifier, budgéter, organiser.

Ces dernières années de nouveaux outils ont vu le jour et sont devenus des indispensables pour bien organiser son travail au quotidien.

Le plus ? La plupart de ces outils sont gratuits et ont leur propre application pour encore plus d’agilité. Alors découvrez notre sélection des meilleurs outils en gestion des tâches, gestion de projets, messageries collaboratives et prise de notes pour les PME.

1- Pour les rois de la To Do List : Wunderlist

Wunderlist est un outil particulièrement simple d’utilisation qui vous permet de créer des listes de plusieurs tâches, avec ou non des tâches subordonnées, des rappels, des descriptions. Vous pouvez ensuite classer vos listes dans des dossiers en fonction de la thématique.

Wunderlist vous permet de synchroniser l’ensemble de vos tâches sur tous vos appareils et vous offre la possibilité de les partager en temps réel avec d’autres utilisateurs, idéal pour bien organiser son travail.

Pour finir Wunderlist vous sera également très utile sur le plan personnel pour planifier vos vacances ou partager votre liste de courses par exemple.

2- Pour piloter des projets : Breeze

Breeze est un outil collaboratif gratuit et qui permet de travailler en ligne sur des projets communs.

L’outil est présenté sous forme d’un tableau regroupant plusieurs colonnes. Au sein de ces colonnes, on insère des cartes qui définissent les différentes étapes du process. Chaque tâche peut-être affectée à quelqu’un, il est également possible de définir une date limite et un niveau de priorité, de joindre des fichiers ou encore d’effectuer du reporting.

Breeze est un outil très modulable qui peut s’adapter à plusieurs types de projets, qu’ils soient récurrents ou ponctuels.

3- Pour aller plus loin dans la gestion de projets : Bitrix24

Utilisée par plus de 3,5 millions d’entreprises dans le monde, Bitrix24 est une plateforme collaborative complète composée de plus de 35 outils collaboratifs.

Gratuite jusqu’à 12 utilisateurs, la plateforme Bitrix24 propose notamment une fonction avancée de gestion de projet, un CRM, une gestion de tâches, une messagerie et bien plus.

L’outil de gestion de projets est un des plus complets du marché. Il vous permet de gérer plusieurs projets, de les assigner à vos collaborateurs ou encore d’avoir une vision calendaire ou de type gantt…

Grâce à Bitrix24, vous gérez avec vos équipes l’ensemble de vos projets et êtes même en mesure de quantifier le temps passé sur chaque tâche.

4- Pour une prise de note efficace : Evernote

Evernote est l’application qui révolutionne l’organisation du travail, plébiscitée par plus de 10 millions d’utilisateurs à travers le monde.

Son principe ? Evernote regroupe sur un seul espace de travail tous types de contenus tels que vos notes, des documents, des images. Accessible depuis votre ordinateur ou votre smartphone, tout est synchronisé pour que vous puissiez accéder en temps réel à vos informations. Le must pour bien organiser son travail au quotidien !

Fini la prise de note sur carnet ou sur Word, sans savoir ensuite où se trouve l’information que vous recherchez. Vous pouvez désormais tout noter dans Evernote et tout classer par catégories, mots clés, facilitant ainsi la recherche.

Comptes rendus de réunion, prise de notes en rendez-vous… Optez pour Evernote pour y voir plus clair dans l’organisation de vos contenus. Cet outil vous permet de prendre efficacement vos notes et d’effectuer un tri intelligent des contenus.

Une extension chrome particulièrement pratique est également disponible.

5- Communiquez facilement avec vos collaborateurs : Teams ou Slack

La réputation des plateformes de travail collaboratives (entendez surtout messageries internes) n’est plus à faire. Teams (pour les pros Microsoft) et Slack sont des outils de communication en équipe vous permettant d’envoyer, au sein de la même organisation des messages textes, de passer des appels, de faire des visioconférences mais également de partager instantanément des fichiers avec toute votre équipe.

Disponibles sur PC, MacOS, Android et iOS, Teams et Slack vous permettent de communiquer plus facilement avec votre service (création de fils de discussion dédiés) ou avec l’ensemble de votre société.

Vous souhaitez avoir plus d’infos sur l’un de ces outils permettant de bien organiser son travail ? Nous serions ravis de vous partager notre propre expérience et de vous aider à implémenter un outil au sein de votre entreprise.

Bien-être au travail :  3 astuces pour l’améliorer grâce à l’IT

Bien-être au travail : 3 astuces pour l’améliorer grâce à l’IT

La qualité de vie au travail est aujourd’hui un des enjeux majeur des entreprises. Le bien-être au travail permet d’augmenter l’engagement de vos salariés, développer votre marque employeur et améliorer vos performances globales. Il existe de nombreuses manières d’améliorer le bien-être au travail de vos salariés, découvrez ici comment l’IT peut y contribuer.

Astuce n°1 : Proposer un outil informatique adapté aux besoins

L’outil informatique est désormais l’outil de travail principal de la plupart de vos salariés. Il est donc primordial d’être particulièrement attentif aux besoins de chacun pour fournir un poste informatique adapté.

Un salarié qui possède un poste informatique trop lent ou inadapté à son activité sera forcément moins performant et la frustration risque d’affecter son moral.

Pour optimiser le bien-être au travail de vos collaborateurs, prenez donc le temps de recueillir les besoins de chacun, d’un point de vue des performances nécessaires ou de la mobilité du salarié. Vous pouvez également définir des profils de poste type par service ou par usage.

Quelques exemples de profils et de matériel adapté :

  • Profils commerciaux itinérants : ordinateur portable léger, avec un écran compris en 13 et 15 pouces, équipé d’une station de travail et d’une souris indépendante.
  • Profils créatifs ou techniques : ordinateur portable ou fixe disposant d’un minimum de GO de RAM (de 8 à 32, en fonction des logiciels utilisés) et disposant d’une carte graphique dédiée.
  • Profils administratif : un poste informatique fixe avec plusieurs écrans (pour faciliter le travail simultané sur plusieurs logiciels)

Astuce n°2 : Une meilleure posture pour plus de bien-être au travail

Il existe de nombreuses façons d’optimiser le poste de travail de vos collaborateurs. Pour garantir une bonne posture de travail, vous pouvez mettre à disposition de vos salariés des bureaux réglables en hauteur, des sièges ergonomiques ou encore positionner correctement l’écran d’ordinateur. Vous retrouverez du mobilier chez de nombreux professionnels de l’équipement de bureaux qui proposent aujourd’hui une gamme complète de bureaux et sièges optimisés. Ils sauront vous conseiller pour allier design et ergonomie.

Par ailleurs, concernant l’informatique, plusieurs règles sont à respecter pour améliorer la posture de vos collaborateurs au travail et contribuer à leur bien-être au travail:

  • L’écran de l’ordinateur doit être positionné à hauteur des yeux grâce à un support ou à l’acquisition d’écrans réglables en hauteur et une distance de 50 à 90 cm (en fonction de la taille de l’écran) entre l’écran et les yeux doit être respectée.
  • L’utilisation de plusieurs écrans (il est possible d’en avoir 2, 3 ou 4 – penser simplement à vérifier les connectiques disponibles sur le PC ou le MAC et la place disponible sur le bureau) est également recommandé pour faciliter le travail sur plusieurs applications en simultané.
  • Le clavier doit être positionné droit devant le buste, à 10 cm environ du bord du bureau et il est préférable que le clavier soit le plus plat possible (pensez donc à rabattre les pieds du clavier ou à opter pour un clavier ultra plat).
  • La souris quant à elle doit être la plus proche du corps, à proximité immédiate du clavier. Vous pouvez également opter pour une souris ergonomique, spécialement étudiée pour s’adapter à la position naturelle de la main.
  • La station d’accueil est également un accessoire extrêmement pratique au quotidien. En regroupant toute la connectique (USB C ou 3, HDMI, Ethernet…), la station d’accueil fait gagner un temps précieux à son utilisateur et permet de désencombrer un bureau de tous les câbles.

Astuce n°3 : Digitaliser le quotidien

La digitalisation a le vent en poupe et pour cause, au delà de son impact positif sur le business (une entreprise digitalisée est plus attractive), elle aurait également des effets positifs sur le bien-être au travail des salariés.

Digitaliser le quotidien de l’entreprise tant dans les process que dans la communication contribue au bien-être des salariés à plusieurs niveaux :

  • Grâce aux réseaux sociaux d’entreprise, la communication dans l’entreprise est plus efficace et instantanée. Les frontières entre les différents services sont atténuées et on retrouve une cohésion autour d’un projet commun.
  • Les outils d’aide à la productivité ou la digitalisation de process fastidieux permettent d’améliorer l’organisation du travail et la productivité, véritable gain de temps et d’énergie pour vos collaborateurs.
  • La dématérialisation ainsi que la mise en place d’outils de connexion à distance permettent à vos salariés de télétravailler plus facilement, facteur de bien-être. En effet, selon une étude 2018 IFOP pour Malakoff Méderic, 78% des salariés interrogés indiquent que le télétravail permet un plus grand épanouissement au travail.
  • La formation, digitalisée (on parle de digital learning ou e-learning) est également un atout pour le bien-être de vos salariés puisque qu’elle participe à l’évolution de leurs compétences et donc de leur carrière.

Attention tout de même à prendre en considération vos collaborateurs avant tout. La frontière entre la vie privée et la vie professionnelle est de moins en moins évidente avec la montée en puissance du digital et l’immédiateté apportée peuvent créer des sentiments d’intensification du travail ou d’urgence dans la réalisation des tâches. N’oubliez pas de privilégier les relations humaines et d’accompagner vos salariés dans les changements liés à la digitalisation, le but étant, on le rappelle, de garantir le bien-être au travail de vos salariés.

Vous souhaitez en savoir plus sur la digitalisation de l’entreprise ? Consultez notre article « 4 étapes clés pour mettre en place votre transformation digitale »

Résultat : L’IT au service de votre Marque employeur

De nombreuses mesures d’optimisation de l’informatique de vos entreprises sont des moyens précieux d’améliorer le bien-être au travail de vos salariés et leurs conditions de travail.

Si votre entreprise met l’IT au service des conditions de travail et de la qualité de vie en général de vos salariés, elle améliorera considérablement son attractivité auprès de futurs collaborateurs.

Cela renforcera également le sentiment d’appartenance de vos salariés et permettra d’améliorer vos rapports et vos interactions avec vos clients et partenaires.

Evaluer votre sécurité informatique en entreprise

Evaluer votre sécurité informatique en entreprise

Le vol ou la destruction de données informatiques capitales sont une menace constante pour toutes les entreprises. La protection du système informatique doit être considérée comme une priorité pour votre entreprise sous peine de voir des attaques mettre en péril votre activité. Comme les grands comptes, les TPE et PME doivent évaluer leurs forces et faiblesses. Comment évaluer votre sécurité informatique en entreprise ? Quelles méthodes vous permettent de savoir que vous êtes bien protégé contre les principales menaces ? Nowteam répond à vos questions. 

Sécurité informatique : quels sont les dangers ? 

L’enjeu est majeur : la résilience informatique de l’entreprise, c’est-à-dire sa capacité à résister aux cyber-attaques ou aux pannes importantes. Il peut s’agir d’une catastrophe naturelle, d’une intrusion, d’un incendie ou d’un piratage. Il est essentiel de minimiser l’impact de ces incidents en les anticipant et en mettant en place les processus d’urgence afin de résoudre les problèmes rapidement. Parfois fragilisées par une baisse d’activité ou des pertes importantes de données majeures, des PME peuvent perdre des parts de marchés, voire être mises en liquidation judiciaire après avoir été victimes d’une panne, d’un virus ou d’un ransomware. Les PME doivent identifier les risques et évaluer le niveau de sécurité informatique en entreprise pour pouvoir mettre en place une politique de sécurité adaptée. 

Identifier les données sensibles de l’entreprise

La première étape consiste à recenser toutes les données ainsi que leur lieu et leur mode exact d’hébergement (serveur d’entreprise, data-center…). Une fois cet inventaire effectué, il convient de classer les données informatiques selon leur degré de sensibilité sur une échelle de 1 à 5, le niveau 1 étant «insignifiant » et 5 « catastrophique ». Toutes les données présentent une note de 4 ou 5 doivent être traitées selon une politique de sécurité adaptée et plus sévère (contrôle de l’accès, hébergement sécurisé, sauvegardes redondantes…). Il devient indispensable pour les entreprises soumises aux menaces de cyber-attaques de mettre en place un plan de récupération des données, ou PRA, à activer en cas d’incident. Son objectif premier est de faciliter la restauration des données en cas de vol, d’intrusion, de virus ou autre incident mettent en péril les informations de l’entreprise. Le second pilier capital pour évaluer la sécurité informatique en entreprise est d’effectuer un état des lieux approfondi du réseau informatique. Aujourd’hui la généralisation des appareils mobiles multiplie les risques d’intrusion. Il convient donc de protéger tous les appareils qui constituent votre infrastructure informatique, postes de travails, tablettes ou smartphones.

Réaliser un audit pour évaluer votre sécurité informatique

Un audit complet de votre système d’information réalisé par des professionnels est un bon moyen d’évaluer la sécurité informatique en entreprise. L’audit s’avère indispensable pour connaître précisément l’état de votre SI afin de repérer ses forces et faiblesses. Pour optimiser la sécurité, il convient de réaliser un inventaire précis matériel et logiciel pour identifier les principales failles de sécurité et mettre en place les dispositifs nécessaires pour protéger au mieux votre entreprise. L’audit peut être accompagné de la mise en place d’un système de monitoring qui permet de surveiller en permanence l’activité de votre système informatique et ainsi détecter les menaces ou pannes au plus vite. Ce dispositif permet d’améliorer significativement la disponibilité de votre SI en réduisant le temps d’intervention. 

Simuler une cyber-attaque ou la perte de données sensibles

Encore trop peu répandus, les exercices de simulation sont une bonne façon d’évaluer votre sécurité informatique en entreprise. Il s’agit d’envisager et de répertorier tous les scénarios selon leur probabilité et d’affecter des tests pour protéger les données correctement. Ce type d’exercice permet de mettre en oeuvre des processus d’urgence appropriés pour limiter l’impact d’un incident sur votre SI. Accompagné d’un expert une sécurité informatique, vous pouvez ainsi définir, les actions et les outils pour répondre efficacement un incident hypothétique. Il convient ensuite de sensibiliser vos collaborateurs aux différents risques et de les informer des protocoles mis en oeuvre. Cette précaution permet un retour rapide aux conditions opérationnelles normales de votre système informatique en toutes circonstances. 

Evaluer votre sécurité informatique avec un professionnel de l’infogérance

Mais tous ces dispositifs ne sont pas toujours évidents à mettre en place et à appliquer pour les TPE et PME. Vous devez impérativement être accompagné par un expert pour évaluer votre sécurité informatique en entreprise correctement et ne laisser passer aucune faille. Faire appel à une entreprise d’infogérance permet d’être conseillé, aidé, voire formé à certaines techniques de sécurité. En appliquant les règles essentielles de sécurité, vous limitez les risques de pertes de données et leur impact sur votre activité tout en garantissant la mise en conformité de votre entreprise avec la réglementation en vigueur en matière de protection informatique. Les services d’un prestataire en infogérance vous permet de déléguer la protection de votre SI et de vous concentrer sur votre cœur de métier en toute confiance. Par ailleurs, l’hébergement de données dans un data center constitue une garantie supplémentaire pour les performances de l’entreprise. De plus, nos techniciens spécialisés apportent une réponse rapide et efficace aux incidents de sécurité informatique éventuels. Consultez les offres Nowteam pour évaluer votre sécurité informatique en entreprise et renforcer votre protection. 

Réduire les coûts informatiques en entreprise. 

Réduire les coûts informatiques en entreprise. 

L’informatique est un outil majeur de votre activité et constitue un élément indispensable à la croissance de votre entreprise. Cependant, l’informatique représente un coût important pour votre société. Gestion du système informatique, dépannage, licences logicielles, matériel informatique… difficile d’avoir une maîtrise des budgets consacrés à votre système d’information. Comment réduire les coûts informatiques en entreprise ? Quelles sont les meilleures solutions pour anticiper et gérer les dépenses ?

La réduction des coûts informatique reste une des principales préoccupations des dirigeants. Comment réduire les budgets sans mettre à mal la protection informatique de votre société ainsi que ses performances ? En effet, la réduction des coûts ne doit pas se faire au détriment de votre protection, sous peine d’engager plus tard des frais élevés en dépannage, désinfection et récupération de données. De la même façon, économiser en faisant l’impasse sur la modernisation de votre système informatique peut vous entraîner à utiliser des technologies défaillantes ou obsolètes qui, à long terme, influent sur la compétitivité de votre société.

8 façons de réduire les coûts informatique en entreprise.

1. Une meilleure gestion de votre parc informatique.

Un audit précis de votre système d’information sur un plan matériel et logiciel vous permet d’avoir une meilleure vision globale de votre système informatique et de supprimer les équipements inutiles ou redondants afin d’obtenir une informatique plus adaptée aux besoins réels de votre société.

2. Prévenir les problèmes informatiques.

Virus, malwares, pannes informatiques sont autant de problèmes informatiques qui peuvent s’avérer très couteux et mettre à mal la pérennité de votre société. Il convient donc d’anticiper ce type de problèmes en renforçant la sécurité informatique de votre entreprise. Installer un système de monitoring permet de détecter les intrusions et les défaillances du système et ainsi vous éviter nombre de déconvenues.

3. Sécuriser vos données informatiques.

En cas de ransomwares ou de perte des données informatiques, votre entreprise est confrontée à une situation coûteuse. Le vol de données est un danger majeur pour les entreprises qui se trouvent dans l’incapacité de continuer leur activité et subissent donc une perte de revenus importante. De plus, le vol d’informations peut avoir des conséquences désastreuses sur l’image de votre entreprise. Mettre en place un système fiable de protection des données ainsi qu’un plan de reprise d’activité en cas de sinistre est un bon moyen de réduire les coûts informatiques à long terme.

4. Bénéficier d’une assistance rapide.

Une panne informatique nuit à la productivité de vos employés. Il est donc indispensable d’obtenir une aide rapide et sécurisée par téléphone, à distance ou sur place pour résoudre au plus vite les problèmes informatiques et limiter la durée de la panne. Pour ce faire, un contrat avec une société d’infogérance vous évitera d’avoir à rechercher un prestataire informatique et vous permettra d’être dépanné dans les plus brefs délais.

5. Contrôlez l’usage d’internet dans votre entreprise.

Un usage déraisonnable d’internet dans l’entreprise met à mal la productivité de vos employés ainsi que la sécurité de votre entreprise. En effet, les mauvais usages exposent votre système informatique aux attaques, téléchargements dangereux et malwares qui menacent l’intégralité de votre système. Le contrôle de l’usage d’internet en entreprise permet de réduire les coûts informatiques liés aux attaques et améliore la productivité.

6. Sécurisez votre messagerie.

Les emails frauduleux, spams et techniques de phishing constituent encore une des principales techniques utilisées par les cybercriminels pour pirater les systèmes informatiques. Une messagerie d’entreprise externalisée et sécurisée garantit la sécurité informatique de votre entreprise. De plus, en limitant la présence de spams sur les messageries, vous évitez à vos employés d’avoir à trier leurs emails par eux-mêmes et donc, réduisez les coûts.

7. Augmentez la durée de vie de vos ordinateurs.

Les virus et lenteurs sont une des principales causes de renouvellement des équipements informatiques. Or, en assurant un nettoyage régulier de vos postes de travail vous limitez les infections par virus, la présence de fichiers obsolètes, les lenteurs du système, l’utilisation abusive de la bande passante, la surchauffe… qui peuvent mener à une panne majeure. Un bon entretien de vos postes de travail améliore la durée de vie de vos équipements ce qui permet de réduire les coûts informatiques grâce à une gestion plus pertinente des machines.

8. Renouvelez vos serveurs au bon moment.

Les serveurs informatiques d’entreprise sont au coeur de votre système d’information en assurant la collaboration entre vos employés, la sauvegarde des données et le bon fonctionnement de votre architecture informatique. Les serveurs représentent un coût important dans la gestion de votre parc informatique et l’utilisation d’un équipement obsolète peut s’avérer très onéreux. il est important de renouveler vos serveurs au bon moment afin de bénéficier de technologies plus performantes et réduire les coûts informatiques.

Réduire les coûts informatique d’une entreprise nécessite la mise en place d’une stratégie globale de gestion du système d’information. Une meilleure gestion du budget informatique concerne aussi bien l’aspect sécuritaire que matériel. Il convient d’activer tous les leviers mis à votre disposition pour garantir la sécurité et l’efficacité de votre informatique d’entreprise. En faisant appel à un prestataire d’infogérance, vous serez en mesure de réduire les coûts informatiques  en agissant sur plusieurs éléments de votre système.

Gérer un système informatique multisite. 

Gérer un système informatique multisite. 

De plus en plus d’entreprises sont implantées sur plusieurs localisations ( multisite, filiales, agences, chaînes…) ou font le choix de la mobilité pour leurs collaborateurs. Il leur faut alors trouver un moyen de faciliter la communication entre les différents sites et centraliser les informations de chaque site pour assurer leur disponibilité. Dès lors, comment gérer efficacement un système informatique multisite ?

Les principaux enjeux d’un système informatique multisite :

  • Le contrôle des accès.
  • La confidentialité des données échangées.
  • L’authentification des sources.
  • L’intégrité des données lors des échanges.
  • L’accès aux données.
  • L’uniformisation du système d’information.
  • L’infogérance sur site distants.
  • La réduction des coûts.
  • La virtualisation des applications et postes de travail.

Externaliser et virtualiser les services.

Echanges de documents, applications métier, postes de travail virtuels, serveurs et messageries externalisées permettent d’améliorer la productivité de votre entreprise et la communication entre les différents sites distants. L’arrêt des échanges peut avoir un effet néfaste sur votre société en empêchant la réalisation de certaines tâches et en rendant impossible la communication entre services. De plus, en choisissant d’externaliser certains services, vous uniformisez le système informatique multisite et réduisez, de fait, son coût d’exploitation. La virtualisation de la messagerie d’entreprise, par exemple, favorise la collaboration en optimisant le système d’échange. Vos collaborateurs sédentaires comme nomades peuvent accéder aux informations et aux applications en toute sécurité.

Centraliser les données issues de différents sites.

Dans le cas d’une configuration multisite, il est indispensable de centraliser les données d’entreprise. D’une part, cela garantit le même niveau d’information pour tous vos sites et facilite l’accès aux données depuis n’importe quel lieu de travail. Les communications et les échanges de fichiers entre vos collaborateurs sont facilités. De plus, centraliser les données permet d’assurer leur sécurité en les stockant en un lieu sûr et en assurant des sauvegardes régulières et automatiques depuis l’ensemble de vos sites. Même si l’un de vos sites subit un piratage ou un sinistre, les données sont toujours disponibles car sauvegardées sur un datacenter extérieur à l’entreprise et commun à l’ensemble de votre système informatique multisite.

La mise en place d’un VPN pour connecter des sites distants;

Un VPN (Virtual Private Network) permet de répondre aux principales problématiques de sécurité posées par un système informatique multisite. En effet, un VPN sert à optimiser les transferts d’informations sur le réseau longue distance. Les données échangées entre les différents sites via internet sont plus vulnérables que celles circulant sur le réseau interne d’une entreprise. Un VPN permet de relier les postes distants comme s’ils étaient connectés à un réseau local tout en contrôlant l’accès aux informations. Les communications entre les différents sites s’opèrent via un protocole d’encapsulation de l’information qui garantit la sécurité de votre système informatique multisite.

Nowteam, l’infogérance partout en France.

Une entreprise multisite ne bénéficie pas toujours d’un service informatique dans chaque filiale. Opter pour une société d’infogérance disposant de plusieurs agences partout en France vous permet de bénéficier d’une intervention rapide de nos experts informatiques sur n’importe quel site de votre société. Vous disposez ainsi d’un interlocuteur unique pour l’ensemble de vos sites, au fait de vos enjeux et de vos besoins. Nowteam vous accompagne dans la gestion et l’élaboration de votre système informatique multisite. Votre prestataire en infogérance vous propose les meilleures solutions informatiques pour les sites distants, agences et filiales de votre entreprise.

Messagerie externalisée : une bonne solution pour votre entreprise. 

Messagerie externalisée : une bonne solution pour votre entreprise. 

Votre messagerie professionnelle constitue un service crucial pour votre entreprise. Via ce logiciel transitent quotidiennement les informations et les messages avec vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires et vos collaborateurs. Vous devez donc pouvoir compter en toutes circonstances sur votre service de messagerie et ce dernier doit être à la fois performant, sûr et disponible. L’externalisation de messagerie se banalise parmi les TPE et PME qui ont compris les avantages de cette solution et les économies qu’elle permet de réaliser facilement.

Une collaboration facilitée pour un gain de productivité.

Une messagerie externalisée propose de nombreux services pour faciliter la communication et la collaboration entre vos employés pour une meilleure organisation de travail :

  • agendas partagés
  • plannings
  • retro-plannings
  • attribution de tâches
  • partages de contacts
  • dossiers partagés
  • planification de réunion.

De plus, l’accès à la messagerie électronique professionnelle est possible depuis n’importe quel poste, ce qui constitue un atout indéniable pour la mobilité de vos collaborateurs ou le télétravail.

Une solution flexible.

Le principal avantage d’une messagerie externalisée est son évolutivité. En effet, votre service de messagerie s’adapte à vos besoins, quelle que soit la taille de votre entreprise et le nombre d’employés que compte votre société. Cette flexibilité permet d’ajuster votre infrastructure informatique en temps réel en cas d’évolutions de vos effectifs ou de l’ouverture d’un nouveau site par exemple.

Messagerie externalisée : l’atout sécurité.

Votre messagerie externalisée reste disponible et opérationnelle en permanence, même en cas de sinistre dans votre entreprise. De plus, vos échanges sont hébergés dans des data centers hautement sécurisés. Votre entreprise est protégée contre les spams, les virus et les tentatives de phishing. Votre protection est assurée et vous économisez de la bande passante en évitant les courriers inutiles et dangereux.

Réduire les coût et les investissements.

En optant pour une messagerie externalisée, vous êtes en mesure de prévoir les coûts liés à ce service. De plus, cette solution vous permet de réduire les coûts de messagerie de 30 à 50% tout en gagnant en flexibilité et en sécurité.Une messagerie professionnelle gérée en interne est très coûteuse : achat et entretien des serveurs, contrats de maintenance, achat de logiciels, installation, formation, mises à jour, coûts supplémentaires en cas de dysfonctionnement… Tous ces investissements ne sont pas nécessaires si vous optez pour une solution de messagerie externalisée.

Bénéficiez d’un service professionnel.

Faire appel à un prestataire informatique pour l’externalisation de votre messagerie d’entreprise vous permet d’opter pour une solution qui correspond à vos besoins en matière de budget, de service, de personnalisation et de sécurité. Les mises à jour sont réalisées par votre prestataire en infogérance ce qui vous garantit un service performant et sécurisé. La maintenance et la protection des serveurs est assurée par des experts et vous n’avez pas à vous soucier des licences logicielles. En choisissant d’externaliser votre messagerie vous bénéficiez de l’expertise et du conseil de professionnels de l’informatique. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre coeur de métier.

Découvrez notre offre de messagerie externalisée NowMail, basée sur la plateforme Microsoft Exchange.