La gestion de vos données en entreprise est un procédé stratégique afin d’éviter toute défaillance et dans le but de pouvoir vous organiser et limiter les pertes de temps lors de recherches de données perdues. Il s’agit d’une tâche relativement fastidieuse qu’il est facile de laisser de côté, ce qui pourrait causer de réels problèmes sur le fonctionnement global de votre entreprise.
Pour vous aider à organiser les précieuses données présentes au sein de votre infrastructure informatique locale, ainsi que dans vos serveurs dédiés et vos outils sur le cloud, nous avons regroupé les informations les plus importantes à cet effet dans 4 points simples à suivre et à mettre en application.
1/ Mettez en place une stratégie pour la gestion de vos données
Toute action à grande échelle nécessite la mise en place d’une stratégie qui définit les méthodes à employer et les objectifs à accomplir. Procédez étape par étape, et assurez-vous que vos stratégies soient faciles à reproduire lors d’une évolution de vos systèmes informatiques. Les objectifs associés à votre stratégie doivent pouvoir produire une vision précise de l’état optimal de vos données informatiques pour éviter le vol de données.
Vous devrez prendre votre temps pour établir une stratégie adaptée à tous les fichiers de votre infrastructure informatique locale, et en particulier pour les données utilisées simultanément par divers services de votre entreprise. Une des méthodes qui s’avère particulièrement efficace dans cette situation est la centralisation des données, assurant un partage fluide et une bonne synchronisation des informations à travers toutes les branches.
2/ Assurez-vous que l’ensemble de votre équipe s’organise de la même manière
Bien entendu, une stratégie n’a aucun intérêt si elle n’est pas mise en application et est suivie rigoureusement. Vous devrez donc l’expliquer et faire adhérer vos équipes à ces process et veiller régulièrement à ce qu’elle soit correctement suivie par tous les membres de votre équipe. C’est pour cette raison que l’automatisation est une bonne idée et rend ce procédé toujours plus fluide. L’utilisation d’une solution dédiée à l’organisation de vos données permet à vos employés de se familiariser au procédé rapidement et de l’appliquer de manière bien plus efficace.
Un des intérêts majeurs d’une stratégie de gestion de vos données réside dans la facilitation de leur accès et de leur utilisation par toutes les équipes de votre entreprise. Il sera donc important de vous concerter avec vos employés afin de déterminer les méthodes les plus efficaces qui auraient un impact positif sur leur productivité, résultant en un avantage financier pour l’ensemble de votre entreprise.
3/ Mesurez l’impact de votre stratégie
Après quelques semaines à la suite de la mise en application de votre stratégie, il est important de commencer à mesurer son impact de manière régulière. Préférez les indicateurs concrets et organisez-les sous forme de statistiques claires vous permettant d’observer immédiatement les progrès réalisés par une bonne mise en place de votre stratégie.
En mettant en place des méthodes de reporting sur l’organisation de vos données, vous serez alors en mesure de connaître les pistes d’amélioration et de transmettre les messages adaptés à vos équipes, particulièrement en matière :
- D’organisation de leurs données dans vos infrastructures ;
- De rectification de l’existant et ajustement des accès utilisateurs ;
- D’identification des points ralentissant l’accès à l’information (organisation ou serveur).
4/ Gardez un certain niveau de flexibilité
Bien qu’il soit important de suivre une stratégie prédéfinie et de l’appliquer autant que possible pendant plusieurs mois avant de pouvoir réellement en bénéficier, il faut aussi être capable d’analyser les résultats de l’implémentation de cette stratégie.
Ainsi, vous pourrez y apporter des changements et optimiser votre approche dans toutes les situations. Afin de ne pas rendre votre méthode d’organisation de vos données obsolète, il est aussi important de vous adapter progressivement à l’inclusion et l’utilisation de nouveaux types de :
- Fichiers ;
- Applications ;
- Technologies…
La gestion des données en entreprise peut alors sembler difficile à aborder, notamment dans le cas où votre réseau a été utilisé comme tel durant des années sans réelle organisation. De ce fait, en mettant en place une stratégie cohérente et en définissant des objectifs concrets, vous rencontrerez un minimum de difficulté et pourrez profiter d’une productivité accrue, de gains considérables de temps et d’une augmentation notable en matière de bénéfices financiers.
Un prestataire informatique, peut vous accompagner dans votre projet de gestion de vos données d’entreprise. Contactez un expert en gestion des données pour en savoir plus.
