Vous attendez ça depuis des mois : le départ pour vos vacances d’été, synonyme de repos et de décompression. Pourtant vous avez le sentiment de ne pas être tout à fait prêt, vous n’êtes pas sûr d’avoir tout prévu au bureau et d’avoir tout anticipé pour votre informatique pour assurer une véritable déconnexion pendant vos vacances. Pas de panique nous allons vous donner quelques conseils pour bien préparer son départ en vacances et partir du bureau l’esprit léger !

Faire le point sur vos emails, 1ère étape pour préparer son départ en vacances

Les emails peuvent être une grande source de stress à la veille de partir en vacances, vous avez plusieurs emails non traités qui se sont accumulés et vous avez l’impression que vous n’aurez pas le temps d’y répondre ? Quelques jours avant votre départ en vacances, consacrez 1h chaque jour au seul traitement de vos mails. Ainsi prenez le temps de les hiérarchiser en fonction de leur importance et de leur degré d’urgence. Traitez les plus importants et rassemblez dans un dossier ceux qui pourront être traités à votre retour. De cette manière vous vous assurez qu’aucun mail important ne vous échappe et cela vous permettra de repartir sur de bonnes bases à votre retour. C’est une première étape pour bien préparer son départ en vacances.

L’incontournable message d’absence

Bien évidemment, une fois que vos emails ont étés triés, il faut vous assurer de bien créer un message d’absence pour ne pas vous retrouver dans une situation délicate dès la fin de vos vacances ou de devoir traiter avec un client ou un fournisseur en urgence, alors que vous bronziez tranquillement au bord de l’eau…Un bon message d’absence doit indiquer votre période d’indisponibilité, mentionner la date de départ et de retour mais surtout donner les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.

Le répondeur téléphonique

Tout comme le message d’absence de votre boîte mail, un message sur votre répondeur téléphonique est indispensable. Bon nombre se disent que ne pas répondre suffit à faire comprendre à vos interlocuteurs que vous êtes absent. Or l’absence de message donne une mauvaise image et fait ressentir un manque de professionnalisme à vos interlocuteurs. Assurez-vous donc de configurer un message d’absence clair et concis. N’hésitez pas également à donner le numéro d’un collaborateur qui pourrait être à même de satisfaire la demande de vos interlocuteurs en votre absence. En cas de fermeture de vos bureaux, il est également important de programmer un message sur le répondeur du standard. Il doit également bien préciser les dates de fermeture de votre entreprise.

Attention aux sauvegardes !

C’est surement le point le plus important à vérifier en amont de votre départ. Vos sauvegardes sont essentielles au bon déroulement de votre activité, vous ne pouvez donc pas vous permettre de les négliger en votre absence.  Dans un premier temps, vérifiez à la veille de votre départ que les sauvegardes informatiques de vos données ont bien étés faites. Si ce n’est pas le cas lancez-en une pour partir l’esprit tranquille. Si vos sauvegardes sont faites selon la méthode 3 – 2 – 1, tachez de correctement expliquer le fonctionnement de cette méthode à la personne qui sera chargée de vous remplacer. Confiez-lui les différentes copies des sauvegardes et informez-le de la procédure à suivre. Si jamais vous n’êtes pas certain que vos sauvegardes ont correctement étés faites, consultez votre prestataire informatique, il sera en mesure de vous aider.

Prendre soin de vos serveurs et de votre informatique

Votre ou vos serveurs sont le centre névralgique de votre entreprise, il est primordial de les préserver en votre absence.
En cas de fermeture de l’entreprise, il est recommandé d’éteindre, correctement, votre serveur, le débrancher et débrancher l’onduleur. De cette manière vous éviterez tous risques de perte de données liées aux fréquents orages du mois d’août … D’autre part si votre entreprise ne ferme pas lors des vacances estivales et que vous êtes la personne qui est chargée de maintenir le ou les serveurs fonctionnels, faites en sorte que quelqu’un assure l’intérim en votre absence. Vérifiez bien avant de partir que la climatisation est bien en marche et demandez à votre remplaçant qu’il vérifie régulièrement que tout est bien fonctionnel. Si votre entreprise est accompagnée par un prestataire informatique, demandez-lui de mettre en place une sonde de température, monitorée, directement dans la salle serveur. Il pourra alors s’assurer que la température reste normale et ainsi garantir la sécurité de vos données en votre absence.

Préparer son départ en vacances : pensez aussi à l’environnement !

Nous pensons également qu’il faut accompagner son départ en vacances avec quelques gestes simples favorables à l’environnement. Essayer de limiter l’impact de votre informatique sur la consommation d’énergie. Ne laissez pas vos écrans en veille, assurez-vous de correctement les éteindre, cela permettra d’économiser de l’énergie. De la même manière, mettez hors tension votre multiprise, dans la mesure du possible. Si votre bureau est climatisé, pensez à la couper, nous savons tous à quel point l’air conditionné est énergivore !

Dernier petit conseil : déconnectez !

Ce n’est vraiment pas évidemment pour tout le monde, mais une fois que vous avez respecté ces différentes étapes, tâchez de réellement déconnecter ! Laissez votre téléphone professionnel à la maison et ne consultez pas vos mails. Quoiqu’il arrive vous avez prévenu tout le monde et vous avez fait en sorte que l’ensemble de votre informatique tourne correctement en votre absence. Si jamais vous n’êtes vraiment pas prêt à franchir ce cap, obligez-vous à consultez vos emails qu’une fois par  jour ou une fois tous les deux jours par exemple et de pas y consacrer trop de temps. Nous espérons que nos conseils vous aiderons à partir en vacances l’esprit tranquille et reposé. Car vous l’avez mérité !