Pratiqué chez beaucoup de nos voisins d’Europe comme la Belgique ou la Suède, le télétravail séduit de plus en plus d’entreprises françaises. Pour de nombreuses sociétés, instaurer le télétravail en entreprise est inévitable. D’un autre coté, certains dirigeants français hésitent encore à amorcer cette transition au sein de leur entreprise, doutant de son efficacité ou craignant les failles de sécurité.

Pour instaurer le télétravail au sein de votre entreprise de manière efficace, il est nécessaire de respecter certaines étapes. Les outils et les processus vont varier en fonction des usages et des besoins de votre entreprise.

1- Bien définir les objectifs et les usages de ses collaborateurs

Le télétravail en entreprise peut générer plus de productivité chez vos collaborateurs et dans le cas des PME notamment, cette solution peut permettre de réduire vos coûts.

Moins de temps perdu dans les transports, gestion plus autonome de son travail, les avantages sont nombreux.

En revanche il est nécessaire d’identifier au préalable les besoins et les usages de chacun.
Il est important de définir les tâches exécutables ou non à domicile, les fonctions de l’entreprise qui sont éligibles au home office et à quelle fréquence.

Le télétravail en entreprise est aussi évidemment basé sur une relation de confiance entre les collaborateurs et sur la capacité de chacun à travailler en autonomie. Pour instaurer le télétravail en entreprise un accord entre employeur et salarié suffit, il n’est plus obligatoire de le spécifier dans les contrats. Le télétravail est facile à mettre en place notamment au sein de PME qui n’ont pas d’accord collectif ou de charte.

Une fois que les conditions et les modalités du télétravail en entreprise sont posées, il est primordial de prendre certaines mesures techniques et d’intégrer des outils dans le quotidien de votre entreprise.

2- Instaurer le télétravail en entreprise, la sécurité avant tout

Nous le disions il y a quelques mois, le VPN (Virtual Personal Network) est désormais un outil indispensable à toute entreprise qui souhaite garantir l’intégrité et la sécurité de ses données. Cette observation est d’autant plus vraie pour instaurer le télétravail en entreprise. En effet, le VPN permet d’accéder à distance et surtout de manière sécurisée, à tous les documents de votre entreprise.  Il établit la connexion entre l’ordinateur du collaborateur et les données hébergées sur le serveur, passant par le réseau de l’entreprise.

Dans le cadre du home office, le VPN garantit donc, à vos collaborateurs, un accès sécurisé et rapide aux fichiers et aux données de votre entreprise.

3- Le TSE, le service incontournable pour les applicatifs métier

Développé par Microsoft, le Terminal Serveur Edition est un service qui permet à plusieurs utilisateurs différents d’accéder à un système d’exploitation Windows partagé.

Plus simplement, un TSE permet à vos collaborateurs d’accéder à leur applicatif métier depuis n’importe quel ordinateur en toute sécurité.
Si votre entreprise utilise l’outil Sage pour sa comptabilité ou sa facturation par exemple, le TSE permet à tous vos utilisateurs de l’utiliser depuis leur ordinateur directement depuis chez eux.

De plus, le TSE permet d’administrer et de gérer les droits d’accès de chacun de vos utilisateurs en fonction de leurs usages ou de leur position hiérarchique dans l’entreprise.

4- Instaurer le télétravail en entreprise : les outils indispensables

Toutes les étapes évoquées précédemment sont essentielles pour instaurer efficacement le télétravail en entreprise.

Pour autant si votre entreprise n’introduit pas certains outils dans le processus, le télétravail pourrait avoir l’effet inverse de celui escompté.

Il existe de nombreux outils de communication et de gestion de projets qui permettront d’optimiser le travail à distance de vos employés.

Les logiciels IPBX sont des solutions de télécommunications d'entreprise utilisant le protocole internet (IP).
Ces logiciels, comme l'outil 3CX, proposent de nombreux avantages pour instaurer le télétravail en entreprise. Non seulement vos collaborateurs peuvent communiquer entre eux ou avec leurs clients depuis n’importe où mais ils peuvent également programmer des horaires de disponibilité ou renvoyer les appels sur leur smartphone.

Dans le cas où vous craignez qu'instaurer le télétravail en entreprise affecte vos performances, l’IPBX permet également d'avoir un suivi sur la productivité des employés lorsqu'ils travaillent de chez eux.

La mise en place d’une solution Cloud comme Office 365 est aussi indispensable. Ces solutions vous permettent de faciliter la collaboration entre vos employés via des applications de messagerie instantanée ou de calendrier partagé.

Pour finir, il est possible de coupler ces solutions avec un outil de travail collaboratif comme Trello ou Breeze. De cette manière, vos employés en télétravail peuvent garder une visibilité sur les projets en cours et à venir, même à distance.

Nowteam accompagne les PME dans la gestion et l’exploitation de leur système d’information. Nous vous aidons à instaurer le télétravail au sein de votre entreprise via la mise en place de solutions cloud et de sécurisation des données notamment.