La Digital workplace : 5 avantages pour les enjeux de l’entreprise de demain

La Digital workplace : 5 avantages pour les enjeux de l’entreprise de demain

 

Notre monde est incertain et évolue à une vitesse exponentielle. Il y a 20 ans, Internet faisait une lente apparition dans le milieu professionnel. Aujourd’hui le cloud et la fibre rende toutes les informations accessibles en un temps record. C’est dans ce sens que la digital workplace fait sa place dans les entreprises. C’est normal au vu des besoins de modernité auxquels elle répond. Retour sur cet outil agile avec 5 de ses avantages 

 

La digital Workplace répond aux nouveaux enjeux des entreprises 

Les entreprises d’aujourd’hui ne sont plus celles d’hier. Les enjeux ont évolué et les préoccupations ont changé : 

  • L’environnement des entreprises est en mouvement permanent. Il force les professionnels à être de plus en plus agiles et à se tourner vers plus de travail collaboratif.
  • La concurrence est rude pour attirer les meilleurs talents.
  • Les salariés souhaitent de plus en plus que le travail réalisé chaque jour ait du sens
  • Les inégalités de coût du travail n’ont jamais été aussi importantes.

 

La Digital Workplace vient ainsi apporter une réponse à chacun de ces points : 

  • Elle permet plus de transversalité, d’agilité et d’efficacité aux équipes.
  • La digital Workplace est une véritable force pour promouvoir votre marque employeur en offrant un cadre de travail moderne et optimal
  • Elle facilite le travail collaboratif, la communication et le partage entre collaborateurs.
  • La digital workpace propose de nombreux outils disponibles nativement sur la plateforme. C’est un atout pour la productivité / compétitivité de votre entreprise.

 

 

Les 5 avantages de la digital Workplace 

 

1 Faciliter la communication  

Avec les messageries instantanées, fini les mails par centaines. Les informations et le contact sont simplifiés, se font de manière directe à une ou plusieurs personnes en même temps.  

2 Réduire le nombre d’outils 

Ou plutôt les unifier. Vous retrouvez plusieurs outils sur un même environnement pour une plus grande facilité de prise en main.  

3 Améliorer le travail collaboratif  

Tout est réuni au même endroit. Cela simplifie le travail en équipe, le suivi de vos projets, des tâches réalisées ou restantes, l’entraide et le partage de compétences. 

4 Simplifier l’accès à l’information 

Parfois difficile de suivre les informations métiers si vous utilisez 15 logiciels différents. La Digital Workplace centralise l’information pour la retrouver plus vite.  

5 Fluidifier le travail à distance 

C’est l’expérience collaborateur qui est améliorée. Les outils sont plus intelligents, l’information plus facile à retrouver et accessible de partout, la communication est simplifiée. Plus aucuns soucis pour les déplacements professionnels et le télétravail, la productivité reste optimale.
 

La digital workplace est un atout de votre agilité et de votre croissance future. En tant que prestataire nous conseillons toujours de bien préparer l’élaboration de la digital workplace pour la rendre la plus agile et cohérente à votre organisation. 
 

 

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4 améliorations de la gestion des données en entreprise

4 améliorations de la gestion des données en entreprise

La gestion de vos données en entreprise est un procédé stratégique afin d’éviter toute défaillance et dans le but de pouvoir vous organiser et limiter les pertes de temps lors de recherches de données perdues. Il s’agit d’une tâche relativement fastidieuse qu’il est facile de laisser de côté, ce qui pourrait causer de réels problèmes sur le fonctionnement global de votre entreprise.

Pour vous aider à organiser les précieuses données présentes au sein de votre infrastructure informatique locale, ainsi que dans vos serveurs dédiés et vos outils sur le cloud, nous avons regroupé les informations les plus importantes à cet effet dans 4 points simples à suivre et à mettre en application.

 

1/ Mettez en place une stratégie pour la gestion de vos données

 

Toute action à grande échelle nécessite la mise en place d’une stratégie qui définit les méthodes à employer et les objectifs à accomplir. Procédez étape par étape, et assurez-vous que vos stratégies soient faciles à reproduire lors d’une évolution de vos systèmes informatiques. Les objectifs associés à votre stratégie doivent pouvoir produire une vision précise de l’état optimal de vos données informatiques.

Vous devrez prendre votre temps pour établir une stratégie adaptée à tous les fichiers de votre infrastructure informatique locale, et en particulier pour les données utilisées simultanément par divers services de votre entreprise. Une des méthodes qui s’avère particulièrement efficace dans cette situation est la centralisation des données, assurant un partage fluide et une bonne synchronisation des informations à travers toutes les branches.

 

2/ Assurez-vous que l’ensemble de votre équipe s’organise de la même manière

 

Bien entendu, une stratégie n’a aucun intérêt si elle n’est pas mise en application et est suivie rigoureusement. Vous devrez donc l’expliquer et faire adhérer vos équipes à ces process et veiller régulièrement à ce qu’elle soit correctement suivie par tous les membres de votre équipe. C’est pour cette raison que l’automatisation est une bonne idée et rend ce procédé toujours plus fluide. L’utilisation d’une solution dédiée à l’organisation de vos données permet à vos employés de se familiariser au procédé rapidement et de l’appliquer de manière bien plus efficace.

Un des intérêts majeurs d’une stratégie de gestion de vos données réside dans la facilitation de leur accès et de leur utilisation par toutes les équipes de votre entreprise. Il sera donc important de vous concerter avec vos employés afin de déterminer les méthodes les plus efficaces qui auraient un impact positif sur leur productivité, résultant en un avantage financier pour l’ensemble de votre entreprise.

 

3/ Mesurez l’impact de votre stratégie

 

Après quelques semaines à la suite de la mise en application de votre stratégie, il est important de commencer à mesurer son impact de manière régulière. Préférez les indicateurs concrets et organisez-les sous forme de statistiques claires vous permettant d’observer immédiatement les progrès réalisés par une bonne mise en place de votre stratégie.

En mettant en place des méthodes de reporting sur l’organisation de vos données, vous serez alors en mesure de connaître les pistes d’amélioration et de transmettre les messages adaptés à vos équipes, particulièrement en matière :

  •       D’organisation de leurs données dans vos infrastructures ;
  •       De rectification de l’existant et ajustement des accès utilisateurs ;
  •       D’identification des points ralentissant l’accès à l’information (organisation ou serveur).

4/ Gardez un certain niveau de flexibilité

 

Bien qu’il soit important de suivre une stratégie prédéfinie et de l’appliquer autant que possible pendant plusieurs mois avant de pouvoir réellement en bénéficier, il faut aussi être capable d’analyser les résultats de l’implémentation de cette stratégie.

Ainsi, vous pourrez y apporter des changements et optimiser votre approche dans toutes les situations. Afin de ne pas rendre votre méthode d’organisation de vos données obsolète, il est aussi important de vous adapter progressivement à l’inclusion et l’utilisation de nouveaux types de :

  •       Fichiers ;
  •       Applications ;
  •       Technologies…

La gestion des données en entreprise peut alors sembler difficile à aborder, notamment dans le cas où votre réseau a été utilisé comme tel durant des années sans réelle organisation. De ce fait, en mettant en place une stratégie cohérente et en définissant des objectifs concrets, vous rencontrerez un minimum de difficulté et pourrez profiter d’une productivité accrue, de gains considérables de temps et d’une augmentation notable en matière de bénéfices financiers.

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Gestion des données en entreprise : 4 points à améliorer

Gestion des données en entreprise : 4 points à améliorer

Une stratégie de gestion de données en entreprise est un élément essentiel que ce soit pour limiter les risques en cas de piratage ou tout simplement pour se conformer au RGPD. Vous devez impérativement adopter les bonnes pratiques au plus vite pour éviter les déconvenues. Votre société stocke nécessairement des données informatiques indispensables à son activité (fichiers clients, informations concernant les collaborateurs, brevets, contrats, devis…). La mise en place récente du RGPD oblige les entreprises à respecter un certain nombre de normes en matière de collecte, conservation et hébergement des informations. Il est important d’adopter de bonnes pratiques dès le départ. Voici 4 conseils pour améliorer la gestion des données en entreprise et assurer la sécurité informatique de votre société. 

Avoir une vision globale du système de gestion des données en entreprise

La première étape dans la mise en place d’une stratégie de gestion de données en entreprise est d’avoir une vision d’ensemble des données que vous hébergez, des systèmes mis en oeuvre pour les stocker et de leur différents niveaux de sensibilité. Quelles sont les données dont vous disposez ? Où et comment sont-elles stockées ? Lesquelles sont indispensables ? Y en a-t-il de plus sensibles que d’autres ? L’important dans la gestion de données en entreprise est de savoir établir un ordre des priorités en matière de sécurité informatique. Evaluez l’impact d’un piratage ou d’une intrusion sur l’activité et l’image de votre entreprise. Quelles sont les informations que vous devez protéger à tout prix ? Disposez vous d’un système de sécurité suffisant ? Avez-vous penser à un dispositif de sauvegarde pour restaurer rapidement les données en cas d’incident ? Qui peut accéder à ces données sensibles ? Les modifier ? Vous pouvez être aidé par un expert en sécurité en informatique pour répondre à toutes ces questions afin d’avoir une vision claire de votre système de gestion des données en entreprises et pouvoir mettre en oeuvre les dispositifs nécessaires. 

Gestion des données en entreprise : choisir un hébergement adapté

L’hébergement des données sensibles est un véritable casse-tête pour la plupart des TPE et PME. En effet, investir dans un système de protection pouvant faire face à tous types d’incidents est souvent un investissement très important. Si un serveur d’entreprise est une bonne solution pour la plupart des données, il est recommandé d’héberger les informations les plus sensibles dans un data-center afin de les protéger contre les cyber-attaques les plus élaborées et autres sinistres tels que les inondations ou les incendies. Concernant le serveur d’entreprise, il est préférable de faire appel à une société d’infogérance pour prendre en charge sa sécurité et sa maintenance. Vous pouvez par exemple mettre en place un système de monitoring afin de détecter rapidement toute activité suspecte au sein de votre SI et agir rapidement. 

Définir une stratégie de gestion des accès aux données

Dans la plupart des cas, les menaces pesant sur les données de votre entreprises viennent de l’intérieur. En effet, les mauvaises manipulations, le phishing, l’entrée de certains virus via pièces jointes infectées… les erreurs humaines sont la principale cause de perte ou de vol de données. Un système de gestion des données en entreprise doit donc comporter une véritable réflexion sur les conditions d’accès aux données. Vous devez définir quels collaborateurs peuvent accéder à quelles informations en fonction de leur activité et de leur place au sein de l’entreprise. N’oubliez pas de prendre en compte les travailleurs nomades et de sécuriser les échanges de données à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. 

La conservation des données en entreprise

Les données personnelles ne peuvent être conservées de façon indéfinie par les entreprises. De même, vous ne pouvez pas collecter n’importe quelles informations. Vous devez vous contenter de récolter et conserver les données utiles à votre activité. Une fois les objectifs atteints, les données utilisées doivent être archivées ou supprimées.

Exemples de durées de conservation des données :

  • Dans le cas d’un dispositif de vidéosurveillance de sécurité la conservation des images ne peut excéder 1 mois.
  • Les données concernant la paie de vos collaborateurs ou le contrôle des horaires des salariés peuvent être conservées pendant 5 ans.
  • La Cnil recommande que les coordonnées d’un prospect qui ne répond à aucune sollicitation pendant 3 ans soient  supprimées.
  • Lors d’un achat sur internet, les coordonnées de la carte bancaire du client ne peuvent être conservées que le temps de réalisation de l’opération de paiement.

Votre prestataire en infogérance peut vous aider à mettre en place un système de suppression et d’archivage des données automatique. 

Les données archivées ne doivent être conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement du but dans lequel elles ont été récoltées. Quel que soit le type d’archives, l’accès aux données archivées doit être tracé. En tous les cas, les données personnelles doivent impérativement être récoltées avec l’accord de la personne concernée. D’autre part, l’individu doit pouvoir accéder aux données le concernant, les modifier ou obtenir leur suppression. 

La gestion des données en entreprise est un élément important pour votre sécurité. Mais vous devez également vous assurer que votre société respecte les normes en vigueur afin d’éviter d’avoir à faire face à des conséquences juridiques. Nowteam, expert en infogérance vous propose les conseils de ses experts en sécurité informatique afin de vous assurer que vos données sont protégées et en conformité avec la loi.